Come gestire la fatturazione attiva e la fattura elettronica su Odoo

In questo articolo spieghiamo come gestire la fatturazione attiva, compresa la generazione della fattura elettronica,  su Odoo, in particolare per la versione 12.

La fatturazione è un elemento cruciale di ogni gestionale di impresa, in quanto consente di automatizzare un processo noioso e oneroso, tuttavia assolutamente necessario. Come ben noto, la fatturazione in italia deve seguire standard dettati dalle norme in vigore. Il sistema Odoo risponde a tali caratteristiche, grazie allo straordinario sforzo della community italiana, la quale mette a disposizione una serie di pacchetti, totalmente gratuiti, da poter essere integrati nel sistema (I moduli rilasciati sono messi a disposizione sul repository Github della community italiana di Odoo).

La fatturazione, insieme alla contabilità, viene organizzata in Odoo attraverso una molteplicità di moduli, ognuno dei quali è responsabile di gestire una parte specifica, sia della fatturazione in senso stretto che della contabilità generale.

In questo articolo ci occuperemo del ciclo di fatturazione attiva in Odoo e della fattura elettronica. L’obiettivo, quindi, è quello di mettere l’utente nelle condizioni di poter effettuare il ciclo attivo di fatturazione base, mentre casistiche particolari come ritenuta d’acconto, auto fatturazione e altri, verranno gestiti in articoli specifici. 

Gestione del ciclo di fatturazione attiva su Odoo

Di seguito si assume che l’utente abbia già installato e configurato i moduli della fatturazione e contabilità italiana.

Per creare una nuova fattura cliente cliccare su Clienti→Fatture e poi sul pulsante Crea. A questo punto ci troveremo all’interno dell’anagrafica della fattura, le cui informazioni dovranno essere riportate nel seguente modo: 

1. È un campo che consente di impostare la sequenza di partenza relativa alla numerazione della fattura. Tale campo è compilabile solo in fase di generazione della prima fattura: la logica è quella di dare all’utente la possibilità di riprendere una sequenza di fatturazione già in corso (essenziale per tutti coloro che installano un’istanza Odoo a anno contabile in corso, quando sono state già emesse fatture al di fuori della piattaforma);
2.  Qui va selezionato il cliente verso cui stiamo emettendo la fattura;
3. Va selezionato il termine di pagamento tra quelli creati in fase di configurazione. Il campo è fondamentale per riportare la data di scadenza della fattura;
4. Se il campo viene lasciato vuoto questo, in fase di emissione della fattura verrà popolato con la data corrente. In caso contrario si può impostare manualmente la data di emissione;
5. Indica a vista lo stato di gestione della fattura elettronica. Il campo è in sola lettura, pertanto non richiede di interventi da parte dell’utente;
6. La data di scadenza segnala l’ultimo giorno utile per l’utente per poter pagare la fattura. Tale campo viene autocompilato attraverso il termine di pagamento, riportato al punto 3. Come per il punto precedente, non richiede operazioni da parte dell’utente;
7. Va selezionato, se presente, l’utente responsabile delle vendite;
8. Possibilità di riportare un team di vendita;
9. In questa parte vanno riportati tutti i servizi/prodotti da fatturare. Per ogni riga di prodotto inserita è possibile modificare quantità, prezzo e imposta, rispetto ai valori riportati di default (che vengono richiamati dall’anagrafica del prodotto).
10. Nel tab Altre informazioni è sufficiente indicare il ‘Registro’ e il ‘Tipo di documento fiscale’, che vengono pre-impostati di default al momento di creazione della fattura e che possono essere modificate a piacere dall’utente. Un campo molto importante, sebbene non obbligatorio, è quello relativo alla ‘Posizione fiscale’ (del cliente): qui va indicato un regime fiscale che consente di specificare la modalità di fatturazione per un dato cliente. Tale campo va utilizzato, ad esempio, per i casi di split payment o per la fattura intracomunitaria.
    

Quando i prodotti e/o i servizi vengono immessi in fattura, le informazioni relative al totale imponibile, all’imposta e al totale saranno automaticamente aggiornate.

Terminata la fase di compilazione dei campi la fattura può essere salvata. Quando una fattura viene salvata il suo stato (gli stati della fattura sono mostrati nell’anagrafica del documento in alto a destra, come mostrato nell’immagine in alto) rimane in bozza: una fattura in bozza è una fattura non ancora emessa, modificabile in tutte le sue parti. 

Per emettere una fattura bisogna cliccare sul pulsante ‘Valida’, in alto a sinistra: a questo punto la fattura passerà nello stato ‘Aperta’, riceverà un suo numero univoco e non potrà più essere modificata, e inoltre verranno generate le relative scritture contabili. Per la validazione massiva di più fatture bisogna invece spostarsi nella vista albero del menù Fatture, selezionare le fatture in bozza da validare, cliccare su ‘Azione’ e poi su ‘Conferma fatture in bozza’.

Quando la fattura è nello stato ‘Aperta’ l’utente potrà effettuare tutte quelle operazioni classiche che vengono effettuate dopo l’emissione: invio della copia pdf via mail all’utente; eventuale stampa della copia in formato pdf per l’invio a mezzo di posta; generazione del file xml della fattura elettronica e successivo invio allo Sdi tramite il canale selezionato; gestione del pagamento della fattura.

A seguito dell’emissione della fattura verranno anche generate le relative scritture contabili, visibili all’interno del menù Contabilità →Movimenti contabili (in basso un’immagine di esempio).

Se l’utente si rende conto di aver commesso qualche errore all’interno della fattura è possibile riportarla in stato di bozza cliccando sul pulsante ‘Annulla’.

Generare la fattura elettronica su Odoo

Generare una fattura elettronica su Odoo è veramente molto semplice. Per avere una fattura elettronica basta infatti cliccare, all’interno dell’anagrafica della fattura, su ‘Azione’ e poi su ‘Esporta fattura elettronica’. 

In caso di esportazione massiva di più fatture elettroniche bisogna recarsi nella vista albero del menù fatturazione, spuntare tutte le fatture per cui si vuole generare l’xml, cliccare su ‘Azione’ e poi su ‘Esporta fattura elettronica’. Se si effettua una generazione di più fatture di uno stesso cliente il sistema creerà un solo file xml, conformemente a quanto richiesto dall’Agenzia delle Entrate. 

I file xml generati saranno visibili sia all’interno dell’anagrafica fattura, sotto il tab ‘Fattura elettronica’, che in un apposito menù sotto a Clienti →Fattura elettronica →File e-fattura esportati.



Qui è a disposizione l’opzione per creare un archivio zip di più fatture, in modo da facilitare il download massivo: per la creazione di un archivio zip basta selezionare le fatture che ci interessa zippare, cliccare su ‘Azione’ e poi su ‘Scaricare ZIP e-fattura XML’. 

Una fattura elettronica ha un proprio flusso operativo, monitorato nel classico pannello di stato posto in alto a destra della propria anagrafica. 

In genere, quando si genera la fattura elettronica l’unico vero step da eseguire è l’invio del file xml tramite pec, operazione che si compie cliccando sul pulsante ‘Invia con PEC’, presente all’interno dell’anagrafica della fattura elettronica. Le fasi successive sono perlopiù di monitoraggio e controllo, poiché, se correttamente inviata, sarà il sistema Sdi a inviarci eventuali messaggi di errore (in caso di scarto) o a confermare che la fattura è stata accettata e consegnata.

Questa che è stata appena mostrato è la parte di fatturazione attiva, con tanto di generazione della fattura elettronica, che si può gestire su Odoo con pacchetti totalmente gratuiti. Tuttavia, Odoo è un software open source, il che lo rende facilmente modellabile a ogni tipo di richiesta da parte del il cliente. Unitiva è azienda leader in Italia sul framework Odoo, pertanto qualora fosse richiesta una soluzione specifica o semplice consulenza invitiamo caldamente a contattarci.