Centro notifiche: in Odoo il lavoro parte dal messaggio

First release: 2026

Tipologia: azienda del settore energetico, vendita di impianti fotovoltaici tramite rete commerciale

Il cliente

Il cliente è un operatore del settore energetico che vende impianti fotovoltaici, anche con sistemi di accumulo, attraverso una rete di venditori distribuita sul territorio.

Ogni vendita passa da più mani. Il venditore raccoglie l'interesse e resta il riferimento del cliente finale. Il back office prepara il preventivo, organizza il sopralluogo, segue la firma e raccoglie i documenti necessari alla pratica.

L'azienda lavora su Odoo, dove vivono opportunità, preventivi e ordini di vendita. I venditori hanno una propria pagina a portale, da cui seguono gli ordini assegnati e scrivono al back office. In un processo con così tanti passaggi, una risposta che arriva tardi significa una pratica ferma: un sopralluogo da spostare, una visura che manca, un preventivo che aspetta la firma.

La sfida

Odoo registrava già ogni messaggio nel chatter del documento giusto. Il gestionale però è costruito attorno ai documenti: per leggere una comunicazione bisogna prima arrivare all’ordine, alla fattura o all’opportunità a cui appartiene. Chi lavora in back office ragiona al contrario, come fa con la posta: parte dal messaggio appena arrivato e da lì decide cosa fare.

Fra queste due logiche c’era tutto il percorso che una comunicazione doveva fare per arrivare alla persona in grado di gestirla. Nelle prime analisi con il cliente abbiamo isolato quattro punti critici.

• Una casella di posta condivisa per tutto
  

  Le risposte dei clienti e i messaggi dei venditori arrivavano su una casella di posta condivisa. Chi lavorava la pratica doveva leggere la mail, capire di quale ordine si parlava, cercare il record in Odoo, aprirlo e solo a quel punto agire. Un giro ripetuto per ogni messaggio e per ogni tipo di documento, con il rischio di perderne qualcuno fra gli altri.

• I messaggi dei venditori fuori dal flusso
  

  Il venditore scrive al back office dalla sua pagina a portale. Quel canale deve restare interno, perché il cliente finale non deve leggerlo dal chatter della sua pagina. Allo stesso tempo deve arrivare a chi segue l’ordine con la stessa evidenza di una mail del cliente.

• Nessuno incaricato di accorgersene
  

  In Odoo la notifica arriva a chi segue il documento. Ordini e opportunità, però, non iscrivono nessuno da soli: senza follower una risposta resta nel chatter e nessuno riceve un avviso.

• Troppo rumore attorno ai messaggi veri
  

  Su un ordine Odoo registra molte cose: avanzamenti di stato, note interne, mail automatiche. Per lavorare bene serviva separare le comunicazioni reali con l'esterno da tutto il resto.

La soluzione

Abbiamo progettato e sviluppato il Centro notifiche, un’app dentro Odoo che rovescia il punto di partenza del lavoro. Al posto della vista per documenti, l’utente trova una vista per comunicazioni: un unico elenco con i messaggi scambiati con l’esterno su tutti i record che segue. Le mail in arrivo dal cliente, i messaggi del venditore dal portale, le risposte del back office e le mail automatiche verso il cliente finiscono nello stesso posto, e ogni messaggio porta con sé il suo documento.

Dal messaggio all’azione, in un’unica interazione

Il cuore del Centro notifiche è il passaggio dalla comunicazione al documento. Un clic su un messaggio apre il record a cui si riferisce, che sia un ordine, una fattura, un acquisto o un ticket, e da lì si lavora direttamente, come se posta e Odoo fossero un unico strumento. Non serve più cercare nulla nel gestionale.

Un esempio concreto. Il cliente risponde alla mail del preventivo per accettarlo. L’operatore trova la risposta nella casella, ci clicca sopra e accanto si apre l’ordine di vendita. Preme Conferma: il messaggio risulta letto e l’ordine è confermato, in un’unica interazione.

Lo stesso vale per le altre azioni del documento: inviare un preventivo, confermare un ordine, rispondere al cliente, pianificare un’attività. Si parte dalla comunicazione e si arriva all’azione senza cambiare schermata.

Il documento vero, nel pannello di destra

Il pannello di destra mostra la scheda intera, con i suoi pulsanti e il suo chatter, esattamente come la si vedrebbe aprendola da Vendite o da Contabilità. Abbiamo fatto in modo che il chatter si posizioni da solo sul messaggio della riga e lo evidenzi, così l’operatore ha subito davanti il contesto della comunicazione.

Dal pannello si risponde con Invia messaggio, si registra una nota interna, si apre un’attività e si usano tutti i pulsanti del documento. Nell’intestazione il pulsante Segui / Non seguire più decide se le prossime comunicazioni su quel documento arriveranno ancora.

Una casella pensata per essere letta a colpo d’occhio

L’app è organizzata su tre colonne: cartelle a sinistra, elenco al centro, documento aperto a destra. Le cartelle di sistema dividono per direzione (In arrivo e Inviati), mentre le etichette per area (Vendite, Contabilità, Magazzino, Progetti) raccolgono le comunicazioni di quell’area in entrambe le direzioni. Un’area compare solo se l’utente ha accesso ad almeno uno dei suoi documenti.

Ogni riga dice sei cose senza bisogno di aprirla: se è da leggere, chi ha scritto, il suo ruolo (cliente, venditore, back office, automatismo), il riferimento del documento con il nome del cliente, l’oggetto e la prima riga del messaggio. Quando su uno stesso ordine ci sono più comunicazioni, le righe si raggruppano e la riga di testa mostra chi ha scritto per ultimo.

Filtri e ricerca

Sopra l’elenco abbiamo inserito una fila di filtri. Da leggere lascia solo i messaggi ancora aperti, In arrivo e Inviati restringono la direzione anche dentro un’area, e Automatiche nascoste lascia a video solo i messaggi scritti da una persona. Segna tutto come letto agisce sulle sole righe filtrate e chiede conferma, perché l’operazione non si annulla.

Il campo di ricerca lavora su mittente, indirizzo email, oggetto e riferimento del documento: basta digitare il numero di un ordine per vedere tutto quello che lo riguarda.

Solo le comunicazioni con l'esterno

Per togliere il rumore abbiamo lavorato sul sottotipo dei messaggi Odoo, che distingue una discussione da un semplice avviso di fatto. Su un ordine, «Discussioni» porta un messaggio; «Preventivo inviato» e «Ordine di vendita confermato» segnalano un passaggio di stato e restano fuori.

Cosa	Entra nella casella?
Mail in arrivo dal cliente	Sì, come In arrivo
Messaggio scritto da una persona nel chatter	Sì, la direzione dipende da chi scrive
Messaggio del venditore dal portale	Sì, come In arrivo
Mail automatica al cliente da un modello	Sì, marcata come automatica
Nota interna	No
Avanzamento di stato	No
Notifica al solo utente	No

Il canale tra venditore e back office

Per i messaggi del venditore abbiamo creato un sottotipo dedicato, interno di proposito, così il cliente finale non lo legge dalla sua pagina. Lo abbiamo poi registrato in configurazione come comunicazione: nel Centro notifiche quei messaggi compaiono come gli altri, con ruolo venditore e direzione In arrivo.

È il pezzo che chiude il giro. Il venditore scrive dal portale, chi segue l’ordine se ne accorge in Odoo, apre l’ordine dal messaggio, risponde dal pannello e il venditore legge la risposta nella sua pagina.

Follower assegnati in automatico

Perché la casella non nascesse vuota abbiamo sviluppato un modulo che, alla creazione di ordini e opportunità, iscrive come follower gli utenti interni indicati in configurazione insieme al venditore assegnato. L’iscrizione comprende anche i sottotipi dei canali dedicati: senza questo dettaglio il back office risulterebbe follower ma non riceverebbe i messaggi del venditore.

La regola non iscrive mai il cliente e salta gli utenti a portale che, per vincolo di Odoo, ricevono le notifiche solo per mail. Sui documenti già esistenti i follower si aggiungono dal chatter o dal pulsante Segui.

Le regole di configurazione

Perché tutto funzioni, ogni utente deve ricevere le notifiche dentro Odoo e non per email: con l’opzione mail Odoo segna la notifica come già letta nel momento in cui la crea, e i contatori restano a zero. Lo stato di lettura è personale, quindi se un collega apre un messaggio la notifica degli altri resta lì. Le cartelle sono configurabili e sopravvivono agli aggiornamenti del modulo.

Abbiamo curato anche l’uso quotidiano: scorciatoie da tastiera per scorrere l’elenco, aprire il pannello e segnare come letto, e una versione per telefono in cui le tre colonne diventano una.

I risultati

Con il Centro notifiche il lavoro del back office è cambiato in modo molto concreto: si parte dal messaggio e si arriva al documento, senza passaggi intermedi.

• Leggere e agire in un’unica interazione: un clic sul messaggio apre l’ordine, la fattura o il ticket a cui si riferisce, con il chatter già posizionato sulla comunicazione. Da lì si conferma, si invia, si risponde.
• Nessuna ricerca nel gestionale: sparisce il passaggio dalla casella di posta alla ricerca del record, perché ogni comunicazione porta con sé il suo documento.
• Venditori e back office nello stesso posto: il messaggio scritto dal portale arriva in Odoo come In arrivo e la risposta torna nella pagina del venditore, senza mail di mezzo e senza che il cliente finale veda lo scambio.
• Ogni pratica ha qualcuno che la segue: i follower vengono iscritti alla creazione del record, quindi nessun ordine nuovo resta senza una persona che riceva le risposte.
• Solo i messaggi che contano: avanzamenti di stato e note interne restano fuori dalla casella, e le mail automatiche si riconoscono e si nascondono con un filtro.
• Una casella personale: lo stato di lettura è di ciascun utente e le aree visibili seguono i permessi, così ognuno vede il proprio lavoro e lo vede per intero.

A chi potrebbe essere utile

Il Centro notifiche nasce per una rete commerciale nel settore energetico, ma il problema che risolve si ritrova ovunque un'azienda gestisca su Odoo documenti condivisi fra persone interne ed esterne. Facciamo degli esempi.

Distribuzione all’ingrosso con agenti di commercio: gli agenti scrivono all’ufficio ordini per chiedere uno sconto, una disponibilità di magazzino o una data di consegna, e spesso lo fanno dalla propria mail personale. Con il canale dal portale le richieste arrivano direttamente sull’ordine: l’ufficio ordini le vede tutte in un’unica casella e con un clic ha davanti l’ordine su cui applicare lo sconto o aggiornare la data.

Arredamento su misura con rete di rivenditori: showroom e rivenditori mandano misure aggiornate, varianti di finitura e richieste sulla data di montaggio. Ogni modifica deve arrivare all’ufficio tecnico prima che l’ordine vada in produzione. Collegare il messaggio al documento evita che una variante resti in una mail mai aperta.

Manifattura su commessa: il cliente invia disegni, revisioni e conferme tecniche mentre la commessa è già avviata. L’etichetta per area permette a commerciale e ufficio tecnico di vedere solo le comunicazioni che li riguardano, con l’allegato già sul record giusto.

Agenzie e società di servizi che lavorano a progetto: i clienti mandano materiali, approvazioni e richieste di modifica su progetti diversi nello stesso giorno. La casella raggruppa le comunicazioni per progetto e mostra subito chi ha scritto per ultimo, così il project manager sa dove intervenire senza aprire ogni progetto.

Amministrazioni con molti clienti B2B: contestazioni di fattura, richieste di nota di credito e solleciti di pagamento arrivano a una mail generica e passano di mano in mano. Nell’area Contabilità ogni messaggio apre la fattura a cui si riferisce e i follower decidono chi deve rispondere.

Odoo, visto dalla parte dei messaggi

Il Centro notifiche parte da un gesto ripetuto ogni giorno: ritrovare un documento a partire da una mail. Lo abbiamo risolto rovesciando il punto di vista: Odoo resta il sistema in cui vivono ordini e fatture, ma ci si entra dalla comunicazione, come le persone sono abituate a lavorare. Dietro quel clic c’è un lavoro su più livelli del gestionale, dai sottotipi dei messaggi ai follower, dalle preferenze utente al portale dei venditori. Quando rete commerciale e back office lavorano sugli stessi documenti, il punto in cui si parlano merita la stessa cura del resto del gestionale.

Quanto tempo passa oggi il tuo team a cercare in Odoo l’ordine di cui parla una mail? Raccontaci come lavorano i tuoi uffici e la tua rete: in una prima chiamata capiamo insieme come portare le comunicazioni sui documenti che usate già ogni giorno.

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