Il percorso di trasformazione di Arek con Odoo: da vetrina “obsoleta” a piattaforma digitale integrata

Il Cliente

Arek S.p.A. opera nel settore della consulenza per la finanza agevolata e offre servizi di assistenza tecnica professionale a imprese private e enti pubblici per la gestione di programmi di investimento in diversi ambiti applicativi.

Con oltre 30 anni di esperienza nel settore, l'azienda si è affermata come partner strategico per l'accesso a finanziamenti pubblici ed europei, gestendo progetti di grande portata in ambito industrializzazione, ricerca, innovazione, formazione e internazionalizzazione.

Il team di professionisti di Arek supporta i propri clienti in ogni fase del progetto, dalla valutazione preliminare fino all'ottenimento dei finanziamenti, garantendo trasparenza e competenza in un settore complesso e in continua evoluzione.

La sfida

Arek si è rivolta a Unitiva con una duplice necessità: da un lato, rinnovare completamente la propria presenza online attraverso un sito web moderno e professionale. Dall'altro, digitalizzare e integrare i processi operativi interni che fino a quel momento erano gestiti attraverso strumenti frammentati come Excel e Google.

Il sito web esistente risultava obsoleto, privo di contenuti visuali di qualità e non rappresentava adeguatamente il valore e l'esperienza di un'azienda con oltre 30 anni di attività nel settore. Mancava inoltre una presentazione strutturata dei progetti e dei clienti seguiti, elemento fondamentale per comunicare credibilità e competenza nel mondo della consulenza.

Sul fronte operativo, l'azienda gestiva progetti complessi di finanza agevolata con strumenti non integrati, rendendo difficoltosa la tracciabilità delle attività, la rendicontazione dei progetti e la gestione delle risorse umane.

La richiesta era quindi quella di creare una soluzione completa che unisse una vetrina digitale efficace a un sistema gestionale integrato, capace di supportare l'operatività quotidiana e garantire al team la massima autonomia nell'utilizzo degli strumenti.

L'approccio

Per rispondere alle esigenze di Arek, abbiamo adottato un approccio integrato che ha combinato la realizzazione del nuovo sito web su Odoo Website con l'implementazione e la configurazione dei moduli gestionali di Odoo 18.

Il progetto si è articolato in diverse fasi, dalla progettazione dell'identità visiva fino alla formazione del team interno, passando per la migrazione dei dati pregressi e l'ottimizzazione dei flussi operativi.

Restyling completo del sito web con Odoo Website

Il primo intervento ha riguardato la completa riprogettazione della presenza online di Arek, con l'obiettivo di creare una vetrina digitale professionale, moderna e rappresentativa del posizionamento dell'azienda.

Abbiamo iniziato con una fase di analisi e progettazione durante la quale abbiamo:

• Realizzato un servizio fotografico professionale presso la sede di Arek, in collaborazione con il fotografo Antonio Corbi, nostro partner di fiducia. Questo ci ha permesso di sostituire le immagini generiche con contenuti visuali autentici e di qualità, che valorizzano gli spazi aziendali e il team.
• Progettato l'intera alberatura del sito su Figma, riorganizzando la struttura dei contenuti per facilitare la navigazione e mettere in evidenza i servizi chiave e i progetti realizzati.
• Creato mockup dettagliati per ogni sezione, condivisi con il cliente per validare scelte grafiche, layout e contenuti prima di passare alla fase di sviluppo.

Una volta approvati i mockup, siamo passati alla realizzazione concreta del sito utilizzando il Website Builder di Odoo, sfruttando la flessibilità e la potenza di questo strumento nativo per creare un sito completamente responsive, ottimizzato per i motori di ricerca e facile da aggiornare.

Abbiamo prestato particolare attenzione alla presentazione dei progetti e dei clienti seguiti da Arek, creando sezioni dedicate che mettono in luce l'esperienza e i risultati concreti ottenuti in oltre 30 anni di attività.

Al termine della realizzazione, abbiamo organizzato sessioni formative in videoconferenza per trasferire al team interno tutte le competenze necessarie per gestire autonomamente i contenuti del sito, garantendo così la possibilità di mantenere il sito sempre aggiornato senza dipendenze esterne.

Digitalizzazione dei processi operativi con Odoo 18

Parallelamente al restyling del sito, abbiamo accompagnato Arek nella digitalizzazione completa dei processi operativi, implementando e configurando i moduli di Odoo 18 necessari alla gestione quotidiana dell'attività di consulenza.

Il punto di partenza era caratterizzato da una gestione frammentata basata su Excel e strumenti Google, che rendeva complessa la tracciabilità dei progetti, la rendicontazione delle attività e il coordinamento del team.

Abbiamo quindi configurato e integrato i seguenti moduli:

1. Gestione operativa: vendite e progetti

Il modulo Vendite è stato configurato per gestire le opportunità commerciali attraverso un processo completamente integrato. Quando un ordine viene confermato, il sistema crea automaticamente il progetto corrispondente, suddividendolo in attività specifiche (task) che consentono di pianificare e monitorare ogni fase della consulenza. 

Il risultato è un passaggio netto da una gestione frammentata a un workflow unificato, dove ogni sviluppo del progetto è documentato e accessibile in qualsiasi momento.

2. Rendicontazione e fatturazione

Per supportare le attività di rendicontazione, elemento critico nel settore della finanza agevolata, abbiamo configurato i flussi che permettono di portare avanti le attività completate e di collegarle direttamente alla fatturazione.

Il modulo Contabilità è stato integrato con il Sistema di Interscambio (SDI) per garantire la conformità fiscale e semplificare l'emissione e la ricezione delle fatture elettroniche. Questo ha permesso di eliminare passaggi manuali e di ridurre significativamente il rischio di errori nella gestione documentale.

3. Gestione delle risorse umane

Abbiamo implementato il modulo HR per centralizzare la gestione di dipendenti, presenze, fogli ore e ferie. Questa configurazione ha permesso di avere una visione completa e aggiornata del personale, facilitando la pianificazione delle risorse sui diversi progetti e migliorando la tracciabilità delle ore lavorate per ciascuna commessa.

4. Migrazione dei dati pregressi

Un aspetto fondamentale del progetto è stata la migrazione dei dati storici all'interno di Odoo. Abbiamo caricato gli ordini di vendita pregressi che, una volta confermati, hanno generato automaticamente i rispettivi progetti con tutte le attività correlate.

Questo ha permesso ad Arek di mantenere la continuità operativa e di avere immediatamente disponibile uno storico completo delle attività svolte, senza perdere informazioni preziose accumulate negli anni.

Formazione e autonomia del team

Un elemento centrale del nostro intervento è stato il percorso formativo dedicato al team di Arek, con l'obiettivo di garantire piena autonomia nell'utilizzo di tutti i moduli implementati.

Le sessioni formative hanno coperto:

• Odoo Website: gestione autonoma dei contenuti, aggiornamento delle pagine, pubblicazione di news e progetti
• Vendite e Progetti: creazione di opportunità, gestione degli ordini, configurazione dei progetti e delle attività
• Contabilità: emissione di fatture, integrazione con lo SDI, gestione dei pagamenti
• HR: gestione delle presenze, approvazione ferie, monitoraggio dei fogli ore

Durante la formazione, abbiamo fornito linee guida operative e best practice per garantire l'utilizzo corretto degli strumenti e la coerenza dei dati tra i diversi moduli.

Integrazione di Lora Bot

Per completare l'ecosistema digitale, abbiamo integrato Lora Bot, il nostro assistente conversazionale nativo per Odoo, che offre supporto immediato agli utenti interni per l'utilizzo della piattaforma.

Grazie a Lora Bot, il team di Arek può ottenere risposte rapide a domande operative, facilitando l'adozione degli strumenti e riducendo i tempi di apprendimento.

I risultati

Il nostro intervento, in qualità di Odoo Gold Partner, ha permesso ad Arek di compiere un salto qualitativo significativo, sia sul fronte della comunicazione esterna che della gestione operativa interna.

I risultati raggiunti includono:

• Una presenza online professionale e moderna, con contenuti visuali di qualità che rispecchiano l'esperienza e il posizionamento dell'azienda nel settore della finanza agevolata
• Autonomia completa del team nella gestione e aggiornamento del sito web, senza necessità di supporto tecnico esterno
• Digitalizzazione dei processi operativi, con l'integrazione di Vendite, Progetti, Contabilità e HR in un'unica piattaforma
• Tracciabilità completa dei progetti e delle attività, dalla fase commerciale alla rendicontazione, con visibilità in tempo reale sull'avanzamento dei lavori
• Semplificazione della fatturazione grazie all'integrazione con il Sistema di Interscambio (SDI)
• Miglioramento della gestione delle risorse umane, con una visione centralizzata di presenze, ferie e fogli ore
• Continuità operativa garantita dalla migrazione dei dati storici all'interno di Odoo

In conclusione, abbiamo trasformato la presenza digitale e i processi operativi di Arek, dotando l'azienda di una piattaforma integrata, moderna e scalabile che supporta la crescita e l'evoluzione del business nel settore della consulenza per la finanza agevolata.