INCAL Agricola: la trasformazione digitale nel “Food Manufacturing”

Il Cliente

INCAL Agricola è un'azienda manifatturiera specializzata nella lavorazione e trasformazione di prodotti alimentari, con particolare focus su puree di frutta, succhi e semilavorati destinati all'industria alimentare internazionale. L'azienda opera con produzioni su commessa (make-to-order) gestendo contratti quadro con clienti internazionali e una rete di agenti distribuiti sul territorio.

La Sfida

INCAL si trovava ad affrontare diverse criticità legate alla frammentazione dei processi e all'assenza di un sistema gestionale integrato:

• Gestione ordini e contratti: gli ordini venivano gestiti manualmente attraverso email e telefonate, con contratti quadro complessi che prevedevano consegne parziali programmate nel tempo. La tracciabilità tra contratto madre e ordini derivati era assente, rendendo difficile il monitoraggio delle quantità residue e degli impegni contrattuali.
• Produzione e tracciabilità: il processo produttivo articolato (blendaggio, controllo qualità, pastorizzazione, confezionamento) mancava di visibilità in tempo reale. Non esisteva un collegamento diretto tra ordini di vendita, fabbisogni produttivi e disponibilità di materie prime, generando inefficienze nella pianificazione.
• Qualità e compliance: i controlli qualità venivano registrati su supporti cartacei o fogli Excel separati, senza integrazione con il flusso produttivo. La gestione delle non conformità, dei blocchi lotto e dei declassamenti era manuale e poco tracciabile, con rischi di compliance nei confronti di clienti internazionali.
• Logistica complessa: la movimentazione interna tra ubicazioni diverse (silos esterni/interni, aree frozen, chiller, area produzione) non era tracciata sistematicamente.
  
  
  
  
• Visibilità economica limitata: l'assenza di una contabilità analitica e di dashboard real-time impediva al management di monitorare margini per prodotto, costi di produzione per lotto e previsioni di ricavo.

La soluzione: Odoo come hub digitale

Dopo un'attenta analisi dei processi Unitiva ha scelto Odoo come piattaforma digitale centrale per INCAL Agricola. La decisione è stata guidata dalla necessità di avere un sistema integrato e modulare che potesse crescere insieme all'azienda, partendo dalla versione 19 per garantire uno strumento aggiornato e innovativo fin dal primo giorno.

L'obiettivo era ambizioso ma chiaro: creare un hub digitale che collegasse tutti i processi aziendali, dalla produzione alla logistica, dalle vendite alla contabilità, riducendo drasticamente la complessità operativa e aumentando l'efficienza dei flussi. 

Un'architettura pensata per il “Food Manufacturing”

La soluzione implementata copre l'intero ciclo di vita del prodotto, partendo dalla gestione commerciale.

Il modulo CRM e Vendite è stato configurato per gestire la complessità della rete distributiva di INCAL: un portale dedicato permette agli agenti di inserire preventivi in autonomia. La vera innovazione, però, sta nella gestione dei contratti quadro, personalizzata per accorpare più ordini sotto un unico contratto con controllo automatico di quantità, prezzi e condizioni. Ogni ordine di vendita scala automaticamente le quantità contrattuali, e il sistema tiene traccia del cliente finale anche quando la fattura viene emessa all'intermediario, permettendo analisi commerciali prima impossibili. La gestione multi-valuta (euro, dollaro, sterlina) e la separazione del costo trasporto a livello di singola riga ordine completano un modulo costruito sulle reali necessità operative.

Il cuore pulsante della soluzione è rappresentato dal modulo Produzione e MRP. Abbiamo implementato un modello produttivo strutturato su ordini di produzione padre/figlio, a supporto di una distinta base multilivello (DIBA di DIBA), che riflette in modo fedele le diverse fasi del processo industriale.

Ogni fase produttiva è governata da un proprio ordine di produzione, con output intermedi e finali tracciati tramite lotti distinti, sui quali vengono eseguiti controlli qualità specifici e progressivi.

Il flusso parte dalle fasi iniziali di blendaggio, prosegue con le lavorazioni intermedie e culmina nelle attività di pastorizzazione e confezionamento, fino al raggiungimento delle caratteristiche qualitative attese del prodotto finito.

I centri di lavoro sono stati configurati in modo puntuale (blendaggio su più linee, pastorizzazione, confezionamento asettico e frozen), ciascuno con capacità produttive e vincoli operativi variabili, garantendo pianificazione, tracciabilità e controllo end-to-end dell’intero ciclo produttivo. Le distinte base multilivello gestiscono le varianti per origine delle materie prime, risolvendo uno degli ostacoli principali emersi durante l'analisi: la stessa purea può provenire da Costa Rica o Vietnam, richiedendo ricette e tracciabilità diverse. Il MES light permette agli operatori di registrare consumi reali e anomalie di processo direttamente in linea, mentre la pianificazione MRP lavora sia su ordini confermati che su contratti quadro, dando visibilità su medio-lungo termine.

La Gestione Qualità è stata integrata profondamente nel flusso operativo attraverso customizzazioni specifiche. I parametri di qualità (Brix, acidità, polpe, formolo, vitamine) sono configurabili su ciascun lotto di produzione, con possibilità di definire soglie, indicatori e note di conformità. I piani di controllo coprono tre livelli: materie prime in ingresso, controlli di processo in linea (avvio macchina, tamponi microbiologici, temperatura pastorizzazione, integrità filtri) e prodotto finito. I workflow per non conformità gestiscono separatamente i casi legati a fornitori, processi interni e clienti, con contestazioni tracciabili e analisi statistica che alimenta i report automatici di qualità. Dashboard dedicate permettono di monitorare l'andamento dei valori registrati e supportare le decisioni operative, mentre la gestione dei blocchi lotto impedisce automaticamente l'utilizzo di materiali non conformi. Certificazioni e documenti di laboratorio vengono allegati direttamente al lotto, garantendo la tracciabilità completa richiesta dai clienti internazionali.

Il Magazzino e Logistica è stato mappato fedelmente alla realtà: silos esterni e interni, aree frozen, chiller e area produzione sono configurati come ubicazioni specifiche con tracciabilità completa dei movimenti interni.

I moduli Contabilità e Fatturazione completano il quadro con funzionalità che rispecchiano le peculiarità del business internazionale: fatturazione con DDT multipli e fattura cumulativa all'evasione completa, gestione IBAN variabile per cliente. Gestione automatizzata in Odoo delle fatture elettroniche XML provenienti dal Sistema di Interscambio (SdI), con acquisizione, registrazione e riconciliazione dei dati contabili.. Il piano dei conti è stato strutturato con contabilità analitica per centri di costo, permettendo analisi di marginalità impossibili con il sistema precedente.

Infine, le Dashboard di Business Intelligence offrono al management una vista real-time su ricavi previsionali (basati sui termini di pagamento), confronto budget vs venduto, KPI di qualità (numero non conformità, tempi di risposta, costi della non qualità) e margini per prodotto, lotto e cliente. Il sistema Master Production Schedule (MPS) permette una pianificazione strutturata e visibile a tutta l'organizzazione.

Un approccio rapido e strutturato

Unitiva ha definito e messo in esecuzione un percorso di avvio rapido (fast start) per completare la migrazione a Odoo entro 3 mesi, con l’obiettivo di evitare che tempi di implementazione troppo estesi impattassero sull’operatività quotidiana. In quest’ottica, Unitiva ha svolto tutte le attività necessarie per garantire il Go-Live nei tempi stimati e assicurare un avvio corretto e controllato del nuovo sistema all’inizio del nuovo anno, stabilizzando i processi core e le funzionalità indispensabili. Le ulteriori evoluzioni e i requisiti “nice to have” sono stati deliberatamente rimandati a una fase successiva al Go-Live, così da procedere per priorità senza compromettere la continuità operativa. Il progetto è stato strutturato in milestone chiare e progressive: dopo le sessioni di kick-off on-site per la mappatura dei processi As-Is e la definizione del modello To-Be, sono stati preparati template Excel per l'import strutturato di prodotti, distinte base, clienti e fornitori. L’ambiente di staging, alimentato con dati reali, ha consentito di condurre a metà ottobre una POC (Proof of Concept) solida e rappresentativa: sono stati validati end-to-end i principali flussi operativi sui moduli Odoo già configurati, con una dimostrazione completa delle funzionalità implementate.

L’esito della POC è stato formalizzato in un documento Fit/Gap dettagliato, utilizzato come riferimento per indirizzare con precisione le ultime personalizzazioni e rifiniture in vista del Go-Live.

Un elemento chiave del progetto è stato un programma di formazione strutturato su più livelli. Unitiva ha garantito un supporto continuativo ai team delle diverse business unit, assicurando che ogni area coinvolta fosse in grado di operare correttamente sui flussi Odoo di competenza.

Particolare attenzione è stata dedicata al modello “train the trainer”, formando referenti interni per rendere INCAL progressivamente autonoma nella gestione operativa e nell’evoluzione del sistema nelle fasi successive. A supporto, Unitiva ha predisposto tutorial e documentazione dettagliata delle customizzazioni rilasciate, così da consolidare il know-how, evitare dispersioni di conoscenza e facilitare l’onboarding rapido di nuovi utenti.

I risultati attesi

L'implementazione di Odoo presso INCAL Agricola porterà una trasformazione profonda nel modo di operare dell'azienda, toccando tutti gli aspetti del business quotidiano.

Il primo impatto sarà sulla visibilità operativa complessiva. Per la prima volta, l'intera organizzazione potrà avere una vista end-to-end di ogni singolo ordine, dalla richiesta commerciale iniziale fino alla consegna finale della merce prodotta e della relativa fatturazione. Questo significa che un responsabile commerciale potrà verificare in tempo reale lo stato di avanzamento di una produzione, il magazzino avrà immediata visibilità sui fabbisogni futuri, e la direzione potrà monitorare costantemente il carico produttivo e gli impegni contrattuali. La centralizzazione delle informazioni tra i reparti ridurrà drasticamente errori di comunicazione e ritardi, eliminando la necessità di reperire e verificare manualmente i dati su più strumenti o archivi separati.

L'automazione dei processi amministrativi libererà risorse preziose che oggi sono impegnate in attività ripetitive e a basso valore aggiunto. Gli ordini collegati ai contratti quadro scaleranno automaticamente le quantità residue, i DDT e le fatture verranno generati automaticamente al completamento delle spedizioni, e i workflow approvativi garantiranno che ogni documento passi attraverso i controlli necessari senza bisogno di solleciti manuali. Il backoffice potrà così concentrarsi su attività strategiche piuttosto che sulla compilazione di documenti e sulla riconciliazione di dati tra sistemi diversi.

Sul fronte della pianificazione produttiva, l'integrazione tra MRP, ordini di vendita e contratti quadro permetterà una programmazione molto più accurata delle lavorazioni. Il sistema calcolerà automaticamente i fabbisogni di materie prime basandosi non solo sugli ordini già confermati, ma anche sugli impegni contrattuali futuri, permettendo acquisti più oculati e riducendo il rischio di stock-out o di eccessive giacenze di sicurezza. La tracciabilità in Odoo su due livelli (lotto del semilavorato e lotto del prodotto finito) consentirà di monitorare in modo puntuale le giacenze intermedie e i WIP, migliorando la pianificazione e l’allocazione delle risorse sui centri di lavoro e ottimizzando l’utilizzo della capacità produttiva. L'implementazione della tracciabilità a doppio livello in Odoo (lotto del semilavorato e lotto del prodotto finito) permetterà un monitoraggio preciso delle scorte intermedie e dei WIP (Work In Progress). Questo si tradurrà in un miglioramento della pianificazione, una più efficace allocazione delle risorse sui centri di lavoro e, di conseguenza, un utilizzo ottimale della capacità produttiva.

Controlli di Qualità in Odoo saranno gestiti come parte integrante del flusso operativo, non più come verifica a posteriori. I controlli verranno applicati in modo strutturato lungo tutte le fasi del processo:

• Accettazione materie prime in ingresso: ogni lotto ricevuto sarà tracciato con i propri parametri (es. Brix, acidità, densità, certificazioni), registrati direttamente in fase di ricezione e collegati al lotto.
• Controlli durante la produzione dei semilavorati: i controlli di processo saranno eseguiti e consuntivati in linea con le fasi produttive, consentendo di validare la qualità del semilavorato prima che venga utilizzato nelle fasi successive.
• Controlli sul prodotto finito: il lotto finale potrà essere soggetto a ulteriori verifiche e criteri di rilascio, garantendo che l’output rispetti gli standard attesi prima della spedizione.

Tutti i piani di controllo saranno facilmente configurabili in base ai parametri da monitorare, alle soglie di accettazione e ai punti del processo in cui eseguire le verifiche, così da adattarsi rapidamente a prodotti, clienti e requisiti normativi diversi.

Il sistema supporterà inoltre una gestione rigorosa della conformità: lotti bloccati o non conformi non saranno utilizzabili, e le non conformità verranno gestite tramite workflow tracciabili che collegano contestazioni ai fornitori, azioni correttive e impatti economici della non qualità. Questo approccio proattivo rafforzerà la compliance verso i clienti internazionali e abiliterà analisi e statistiche utili a individuare trend e prevenire il ripetersi delle criticità.

Il vantaggio competitivo più significativo arriverà dalla capacità di analisi commerciale che prima era impossibile. Grazie alla tracciabilità dei clienti finali anche quando la fatturazione avviene tramite intermediari, il management potrà finalmente comprendere quali siano i mercati realmente più redditizi, quali prodotti abbiano maggior successo presso specifiche tipologie di clienti, e dove concentrare gli sforzi commerciali. Il portal agenti accelererà i cicli di vendita permettendo l'inserimento autonomo degli ordini, mentre la gestione tracciata dei campioni in CRM fornirà una base dati preziosa per le analisi di conversion rate e per ottimizzare le proposte commerciali.

La contabilità analitica integrata darà visibilità completa sui margini per prodotto, per lotto e per cliente. Il management potrà finalmente rispondere a domande cruciali come "quale linea produttiva è più redditizia?", "quali ordini ci fanno guadagnare davvero?" o "qual è l'impatto economico delle variazioni di ricetta?". Le dashboard real-time mostreranno i ricavi previsionali basati sui termini di pagamento, permettendo una gestione finanziaria molto più accurata e previsioni di cassa affidabili.

Infine, la scalabilità futura della soluzione rappresenta un asset strategico. La modularità di Odoo permetterà di attivare progressivamente nuove funzionalità man mano che l'organizzazione cresce e matura: dalla manutenzione programmata degli impianti alla gestione progetti, dalle integrazioni IoT per l'acquisizione automatica dei dati di processo (come le temperature di pastorizzazione direttamente dai PLC) fino all'apertura di portali B2B per i clienti. Le API aperte garantiscono inoltre la possibilità di connessioni future con qualsiasi sistema esterno, rendendo l'investimento tecnologico a prova di futuro.

Conclusioni

Il progetto INCAL rappresenta un esempio virtuoso di come un'azienda manifatturiera possa affrontare la trasformazione digitale partendo da una solida analisi dei processi e adottando una piattaforma integrata come Odoo.

La scelta di coinvolgere fin dall'inizio tutti i key user (logistica, qualità, laboratorio, produzione, commerciale) ha permesso di costruire una soluzione aderente alle reali necessità operative, bilanciando standard di mercato e specificità di settore.

La roadmap a step successivi, con una POC strutturata prima del go-live completo, garantisce un'adozione graduale e controllata, riducendo i rischi tipici dei progetti ERP e massimizzando il valore per l'organizzazione.

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