Da sistema complesso a strumento efficiente: il percorso di Logoproject Eyewear con Odoo

Il cliente

Logoproject Eyewear opera nel settore dell'occhialeria e si distingue per la capacità di coniugare tradizione artigianale e innovazione tecnologica.

L'azienda realizza collezioni di occhiali in Private Label, offrendo a ogni cliente la possibilità di sviluppare linee personalizzate che rispecchiano la propria identità di brand — dal design al logo, fino al packaging.

La cura per i dettagli, la ricerca costante di soluzioni innovative e l'attenzione verso le esigenze del cliente hanno permesso a Logoproject Eyewear di affermarsi a livello internazionale come partner B2B di riferimento per retailer e distributori del settore.

Cosa ci è stato chiesto

Logoproject Eyewear si è rivolta a Unitiva con l'obiettivo di ottimizzare i propri flussi operativi su Odoo e, al tempo stesso, rendere più autonomo il team interno attraverso un percorso strutturato di formazione e supporto tecnico.

L'azienda utilizzava già Odoo Online, introdotto dalla casa madre insieme a un pacchetto formativo iniziale.

Con il tempo, però, sono emerse difficoltà operative e configurazioni non ottimali, dovute sia ai limiti della versione Online (che non consente personalizzazioni), sia ad una conoscenza superficiale delle logiche interne della piattaforma.

La richiesta era quindi quella di stabilizzare l'ambiente Odoo, correggere gli errori presenti e costruire un percorso di formazione avanzata che permettesse al team di gestire in autonomia i processi aziendali quotidiani.

Cosa abbiamo fatto

Per rispondere al meglio alle esigenze operative del nostro cliente abbiamo adottato un approccio integrato di consulenza e formazione.

Dopo il primo incontro in sede a Roma dal cliente, il nostro team si è adoperato per offrire supporto continuo all'azienda attraverso il modulo Helpdesk.

Tramite l'apertura di ticket, Logoproject Eyewear ci ha segnalato di volta in volta le difficoltà incontrate, permettendoci di intervenire in modo mirato e progressivo sui diversi ambiti operativi.

Il progetto si è articolato in diverse fasi, tra cui:

Ottimizzazione dei moduli magazzino e logistica

La gestione dei movimenti di merce e la loro valorizzazione rappresentava una delle aree più delicate su cui siamo intervenuti.

L'azienda stava riscontrando difficoltà nel controllo delle giacenze e nella corretta emissione del Documento di Trasporto (DDT) a causa di una vista poco funzionale e di configurazioni errate sugli indirizzi.

Abbiamo quindi svolto le seguenti attività:

• modifica alla vista DDT, eliminando la colonna prezzi e correggendo la logica di impegno delle giacenze;

• impostazione del flusso di consegna in tre fasi (prelievo, imballaggio, spedizione), per una tracciabilità più precisa;

• formazione sul tema gestione giacenze e modulo magazzino più in generale.

In questa fase, è stata altrettanto importante una spiegazione precisa relativa alla distinzione tra indirizzo di spedizione e di fatturazione, essenziale per gestire correttamente i flussi documentali tra filiali ("anagrafiche figlie") e sede principale ("anagrafica madre").

Questo intervento ha permesso di uniformare le procedure logistiche e di migliorare la coerenza tra magazzino e contabilità.

Semplificazione dei processi di vendite e fatturazione internazionale

Logoproject Eyewear aveva necessità di semplificare e rendere più flessibile il flusso di fatturazione, rivolgendosi sia a clienti italiani con più sedi, sia a clienti internazionali.

Per clienti italiani che richiedevano fatture cumulative a fine mese, abbiamo configurato la fatturazione massiva manuale di Odoo che consente di raggruppare automaticamente gli ordini per periodo o per cliente e generare una fattura unica mensile.

Parallelamente, abbiamo ottimizzato la fatturazione verso i clienti esteri, in particolare del mercato USA, che richiedono l'emissione di documenti in valuta straniera e la gestione di specifiche informazioni doganali.

In questo contesto, abbiamo:

• configurato la doppia valuta EUR/USD per consentire la creazione e la stampa di fatture in valuta estera;
• introdotto un campo "Note" personalizzabile all'interno delle fatture, utile per inserire comunicazioni specifiche rivolte ai partner internazionali;
• fornito formazione mirata sulla gestione dei cambi e sulla corretta procedura di ristampa in valuta estera o euro, a seconda della destinazione del documento;
• corretto le contropartite contabili e le configurazioni legate alle ubicazioni dei prodotti, per assicurare una perfetta coerenza tra moduli Vendite e Magazzino.

Così facendo, siamo riusciti a supportare l'azienda nell'implementazione di un processo di fatturazione più semplice e conforme alle diverse esigenze del proprio mercato B2B, sia nazionale che internazionale.

Gestione più efficiente di acquisti e pagamenti su Odoo

Nel corso del progetto, abbiamo supportato Logoproject Eyewear nel migliorare la gestione del ciclo di vendita e dei relativi flussi di pagamento in Odoo Online.

L'azienda gestisce un volume elevato di ordini B2B, spesso con clienti che richiedono fatturazioni consolidate e pagamenti cumulativi.

Abbiamo quindi configurato e documentato le procedure per:

• utilizzare la funzione di fatturazione massiva manuale, che consente di raggruppare più ordini di vendita in un'unica fattura mensile, a condizione che l'indirizzo di fatturazione sia lo stesso;

• applicare correttamente la funzione "raggruppa pagamenti", così da gestire in un'unica operazione più fatture o ordini pagati con la stessa transazione.

Durante le sessioni formative, abbiamo inoltre mostrato come mantenere coerenti i dati tra vendite, magazzino e contabilità, evitando duplicazioni o disallineamenti tra le anagrafiche cliente e i relativi indirizzi di spedizione e fatturazione.

Queste ottimizzazioni hanno permesso di semplificare la gestione dei flussi di vendita e incasso, riducendo gli errori manuali e migliorando la tracciabilità delle operazioni contabili e logistiche.

Integrazioni e connettori esterni

Durante l'analisi dei flussi digitali, sono emerse alcune incongruenze nella sincronizzazione dei dati tra Shopify e Odoo, in particolare riguardanti la gestione delle anagrafiche e degli ordini provenienti dal sito.

L'azienda utilizzava un connettore di terze parti (Webkul), il cui funzionamento non risultava pienamente coerente con le logiche di Odoo Online.

Abbiamo quindi svolto un'analisi tecnica approfondita per fornire indicazioni utili ad una gestione più stabile dei flussi, supportando il cliente nella disattivazione del connettore di terze parti.

Parallelamente, abbiamo configurato anche il modulo Appuntamenti, curando la sincronizzazione con Google Calendar e fornendo linee guida per impostare correttamente l'integrazione. Tutto ciò, per prevenire conflitti o duplicazioni di appuntamenti tra i diversi calendari aziendali.

Formazione e supporto operativo

Un aspetto fondamentale del progetto è stato il percorso di formazione dedicato al team di Logoproject Eyewear, con l'obiettivo di rendere il personale autonomo e consapevole nell'uso di Odoo.

Le sessioni formative hanno coinvolto i moduli chiave — Vendite, Magazzino, Contabilità e Appuntamenti — utili alla gestione quotidiana delle attività aziendali.

Per il modulo Appuntamenti, abbiamo creato un prototipo di calendario da cui duplicare rapidamente nuovi appuntamenti già configurati con durata, disponibilità settimanale, promemoria e messaggi automatici.

Questo approccio ha permesso di standardizzare la gestione degli appuntamenti e migliorare la comunicazione con clienti e partner, rendendo i flussi interni più fluidi e coerenti.

I risultati ottenuti

Il nostro intervento, in qualità di Odoo Gold Partner, ha permesso di migliorare l'efficienza interna e la qualità del lavoro del team di Logoproject Eyewear, grazie alla combinazione di formazione mirata e ottimizzazioni tecniche.

I risultati raggiunti includono:

• significativa riduzione degli errori operativi;
• maggiore autonomia del team Logoproject Eyewear nell'utilizzo di Odoo Online;
• processi di fatturazione più precisi e flessibili;
• maggior coerenza tra logistica e contabilità.

In conclusione, abbiamo trasformato Odoo Online da un sistema complesso da gestire per il cliente, in uno strumento realmente funzionale e su misura per le esigenze operative e internazionali di Logoproject Eyewear.