Soluzioni personalizzate per la gestione di obiettivi e risorse aziendali

First release: 2024

Tipologia: azienda specializzata in soluzioni software e in sistemi avanzati di telecomunicazione.

Il cliente

Gematica, fondata nel 2004, nasce grazie all'impegno di professionisti del settore ICT e di ricercatori, riuscendo a distinguersi nel panorama nazionale e internazionale grazie alla proposta di soluzioni tecnologiche avanzate.

La società in questione opera in settori strategici come trasporti, mobilità e sanità, offrendo software open source progettati su misura, e basati sulle più recenti tecnologie, per soddisfare le esigenze dei propri clienti.

Cosa ci è stato chiesto

Gematica, riscontrando complessità operative legate alla pianificazione aziendale e al monitoraggio degli obiettivi, ha scelto di affidarsi a noi di Unitiva per poter risolvere tale inefficienze.

La nostra soluzione si è incentrata su operazioni di customizzazione su Odoo 17 affinchè il software potesse rispondere efficacemente alle priorità strategiche messe in evidenza dal nostro cliente.

Una delle personalizzazioni più rilevanti, effettuate secondo le richieste di Gematica, ha riguardato l’implementazione di funzioni dedicate agli OKR (Objectives and Key Results): uno strumento fondamentale per individuare e definire i principali obiettivi che la società intende raggiungere.

Sebbene il progetto sia ancora in fase di sviluppo, abbiamo già identificato le aree in cui intervenire per consentire a Gematica l’integrazione di Odoo 17 e una semplificazione delle attività quotidiane da svolgere, senza incidere sull’efficienza e sulla produttività aziendale.

Dopo i primi incontri conoscitivi, ci siamo occupati di:

• mappare un processo as-is, in modo da ottenere una visione chiara del punto di partenza di Gematica e valutare quali fossero le opportunità di miglioramento su cui lavorare;
• coinvolgere le risorse del team attraverso call dedicate per comprendere al meglio le criticità e il possibile modello to-be da proporre;
• definire i nuovi flussi personalizzati da integrare all’interno di Odoo per concretizzare le esigenze rilevate in precedenza e trasformarle in funzionalità specifiche;
• effettuare le operazioni di customizzazione necessarie e mostrarle al cliente attraverso call periodiche;
• supportare il team di Gematica coinvolto in questo processo di trasformazione dei processi interni attraverso sessioni di formazione mirate e dimostrazioni pratiche sul funzionamento di Odoo.

Cosa abbiamo fatto

Il progetto è ancora in corso d’opera, ma intanto abbiamo già lavorato a delle configurazioni custom per rispondere efficacemente alle richieste e ai bisogni di Gematica.

Personalizzazione del modulo GANTT per una pianificazione avanzata

La prima fase del nostro lavoro si è incentrata su una rielaborazione della vista GANTT per consentire una visualizzazione semplificata delle attività e delle sotto attività da svolgere, oltre che dei ruoli e del tempo assegnato a ciascuna risorsa.

Infatti, nella vista GANTT  i blocchi di pianificazione vengono creati dinamicamente in base a "tempo assegnato" e al "range di date" indicati nel task per cui si sta richiedendo l'allocazione di risorse, escludendo automaticamente giorni festivi e ferie. Tutto questo, crea degli automatismi che consentono al team una pianificazione più attenta e rapida del lavoro da svolgere.

Per una gestione più fluida e semplice, abbiamo anche ottimizzato l’interfaccia con la funzionalità drag and drop: il team di Gematica potrà semplicemente trascinare i blocchi per la pianificazione, con una colorazione differente per identificare lo stato dei progetti.

Task hierarchy

Nell’app Progetto, abbiamo svolto un lavoro simile per consentire una visualizzazione multilivello.

Questo significa che il team di Gematica potrà visualizzare sia le attività che le sotto attività secondo una struttura gerarchica ben definita, avendo piena visione di dettagli come ore pianificate per lo svolgimento dei task e il progetto stesso.

Ma non solo, sarà possibile visionare con immediatezza anche gli assegnatari delle singole attività, oltre le ore totali e quelle residue.

Tutti i dettagli qui visualizzabili sono stati inseriti con lo scopo di semplificare la gestione e il monitoraggio dei progetti, alleggerendo il lavoro ai team leader e offrendo una visione più chiara dello stato delle attività da svolgere alle singole risorse di Gematica.

Automazione gestione ferie e risorse

Per rispondere alle esigenze della società Gematica, ci siamo occupati anche di automatizzare la gestione delle ferie per le singole risorse. Questo intervento ha consentito un’ottimizzazione del processo di allocazione delle ferie, incrementando l’efficienza operativa e riducendo i possibili errori.

Infatti, questa funzionalità consentita dall’integrazione tra il modulo pianificazione e ferie, offre una sincronizzazione automatica che evita la sovrapposizione tra ore lavorative e giorni off dei dipendenti.

Abbiamo introdotto anche nuovi campi all’interno delle anagrafiche dipendenti i quali mostrano, in maniera chiara e aggiornata, la disponibilità di ogni singola risorsa. Più nel dettaglio, i campi comprendono:

• monte ore da calendario: vengono mostrate le ore disponibili in base al calendario lavorativo previsto per l’anno in corso, suddivise per dipendente;

• monte ore allocate: campo che fa riferimento alle ore pianificate e assegnate già al dipendente per lo svolgimento di specifiche attività;

• monte ore allocabili: infine, questo mostra le possibili ore libere di ogni risorsa per ulteriori allocazioni durante l’anno, sottraendo ovviamente quelle già assegnate.

In parallelo, abbiamo automatizzato la gestione delle festività pubbliche. Ogni volta che viene registrata una festività nel sistema, il relativo record viene inserito direttamente nella pianificazione con lo stato “Pubblicata”, così da escludere automaticamente i giorni festivi dal calcolo del monte ore allocabili per tutti i dipendenti associati a quel calendario lavorativo.

Infine, abbiamo inserito all’interno del modulo pianificazione di Odoo un ulteriore campo, presente nell’anagrafica dei ruoli: team leader. In questo modo, i team leader possono ricevere notifiche automatiche per ogni modifica e/o richiesta di pianificazione rivolta ai propri team e/o ai singoli dipendenti di cui si occupano.

Queste funzionalità custom permettono ai diversi dipartimenti interni a Gematica una pianificazione più precisa, migliorando i processi comunicativi interni.

Ottimizzazione e implementazione del modulo OKR

Per migliorare la gestione strategica di Gematica, abbiamo implementato il modulo OKR (Objectives and Key Results) completamente personalizzato e in grado di fornire agli utenti un approccio strutturato per il monitoraggio degli obiettivi aziendali.

Il modulo è stato progettato per semplificare la definizione, l’approvazione e l’esecuzione sia dei macro-obiettivi sia degli obiettivi operativi, integrandoli con i processi aziendali e la pianificazione delle risorse, così come spieghiamo di seguito:

La gestione dei macro-obiettivi

I macro-obiettivi rappresentano le priorità strategiche di alto livello di ciascun dipartimento. Ogni responsabile di area può creare una proposta di macro-obiettivo utilizzando un modulo dedicato che include:

• nome e descrizione del macro-obiettivo per identificarlo facilmente;
• dipartimento di riferimento e il relativo responsabile approvazione;
• responsabile approvazione;
• modello di progetto, quindi la possibilità di richiamare template preconfigurati per definire fasi e attività standard;
• KPI associati (in formato Excel) per monitorare i risultati attesi;
• range temporale e budget di ore stimate per il completamento.

Una volta approvato, il macro-obiettivo viene trasformato in un progetto dedicato all’interno dell’apposito modulo “Progetti”, distinguibile attraverso un codice univoco (ad esempio, OKR/001/[Nome Macro-Obiettivo]).

La gestione degli obiettivi

Ogni macro-obiettivo può essere suddiviso in più obiettivi operativi i quali rappresentano le attività specifiche necessarie per il suo raggiungimento.

Per ogni obiettivo, è possibile definire:

• nome e descrizione dettagliata dell’attività;
• ore stimate necessarie per completarlo;
• range temporale con date di inizio e fine;
• KPI collegati per misurare i progressi.

Ogni obiettivo genera automaticamente una notifica per il responsabile approvazione, che può decidere se approvarlo o rifiutarlo.

Se approvato, l’obiettivo viene trasformato in un task all’interno del progetto associato al macro-obiettivo. Ovviamente, le ore stimate e le scadenze vengono sincronizzate con la pianificazione, garantendo un’allocazione efficiente delle risorse.

Abbiamo sfruttato la flessibilità e gli alti livelli di personalizzazione di Odoo per fare in modo che il modulo OKR fosse completamente integrato con gli altri strumenti del software.

Questo genera un impatto positivo sulla collaborazione tra team e sulla gestione delle risorse in termini di attività da svolgere, ore pianificate e monitoraggio dei KPI associati agli obiettivi.

Quest’ultimo aspetto risulta particolarmente funzionale per capire come ogni attività sta contribuendo al raggiungimento del macro-obiettivo di riferimento.

In conclusione, Gematica oggi può contare su Odoo come ecosistema integrato caratterizzato da strumenti specifici per monitorare obiettivi e attività e dedicati ad un’automazione dei processi di pianificazione.

Cosa abbiamo utilizzato