La trasformazione digitale di Vestalia con Odoo

First release: 2024

Tipologia: azienda produttrice di sughi pronti

Il cliente

Vestalia è un’azienda italiana attiva nel settore food, specializzata nella produzione e nella commercializzazione di sughi pronti. Il tratto distintivo di Vestalia è la capacità di combinare ricette tradizionali con tecniche produttive moderne, riuscendo a fondere efficacemente tradizione e innovazione. Grazie a diverse collaborazioni e un’attenzione costante posta verso i processi produttivi e la qualità finale dei propri prodotti, l’azienda punta a consolidare la propria posizione di leadership sul mercato, ponendo al centro la soddisfazione dei propri clienti.

Cosa ci è stato chiesto

L’azienda produttrice di sughi pronti, già riconosciuta ed apprezzata da una clientela nazionale e internazionale, ha richiesto il supporto di Unitiva per massimizzare i risultati ottenibili dalla fase di crescita in corso.

Una volta identificata la necessità di un percorso di digital transformation, abbiamo individuato in Odoo la soluzione tecnologica più adatta alle esigenze di Vestalia, grazie alla sua scalabilità e alla capacità di evolvere in parallelo con il business.

L’obiettivo principale riguardava l’ottimizzazione della gestione operativa e un miglioramento nella qualità dei processi produttivi, consentendo all’azienda di rispondere con maggiore prontezza alle sfide di un settore in continua evoluzione.

Adottando una metodologia agile, abbiamo garantito una collaborazione continua, basata sui feedback del cliente, per sviluppare soluzioni incrementali e funzionalità in linea con le loro esigenze.

Le attività già svolte includono:

• analisi dei bisogni aziendali, raccogliendo informazioni sui processi di lavoro, obiettivi e aspettative dei clienti;
• mappatura dei processi aziendali esistenti, con un focus sulle aree di criticità da migliorare;
• definizione della strategia di digitalizzazione, identificando i moduli e le funzionalità specifiche da configurare su Odoo 18;
• setup delle anagrafiche e dei prodotti e le relative BOM, nonché i centri operativi e le anagrafiche dei contatti, per consentire al cliente di gestire in modo integrato il magazzino, produzione, le vendite, gli acquisti e i rapporti con fornitori e clienti;
• formazione dedicata al team di Vestalia per consentirgli un uso corretto e consapevole del software gestionale Odoo

Cosa abbiamo fatto

Dopo aver individuato le necessità di Vestalia, abbiamo trasformato le sfide aziendali in soluzioni pratiche, sfruttando la modularità e la flessibilità di Odoo.

Gestione della giacenza

Uno dei primi aspetti su cui si è concentrata la nostra consulenza Odoo è stato il problema della scarsa visibilità sulle quantità e sul valore effettivo del magazzino. Prima del nostro intervento, Vestalia non disponeva di una visione chiara e puntuale sul valore economico del proprio magazzino. Pur avendo sotto controllo le quantità fisiche dei prodotti stoccati, mancava una reale consapevolezza dell’entità del capitale immobilizzato nelle scorte. In altri termini, non esisteva un sistema che permettesse di conoscere, in qualsiasi momento, quanto valesse l’insieme delle merci presenti in magazzino.

Questa mancanza di visibilità rappresentava un limite importante:

• Impediva una corretta valutazione del peso finanziario delle scorte sul capitale circolante.
• Rendeva difficile prendere decisioni consapevoli sugli approvvigionamenti e sulla gestione degli stock.
• Esponeva l’azienda al rischio di immobilizzare risorse su scorte eccedenti o poco strategiche, riducendo la liquidità disponibile per altre attività.

Grazie alla configurazione del modulo Magazzino e delle giacenze dei prodotti su Odoo, Vestalia ha finalmente acquisito una visione precisa e in tempo reale non solo delle giacenze, ma anche del loro valore economico aggiornato per lotto, ottenendo pieno controllo sul proprio capitale di magazzino.

Gestione della produzione

Anche l’area produttiva rappresentava per Vestalia un punto critico, caratterizzato da inefficienze nella pianificazione delle risorse, nell’utilizzo delle materie prime e nella gestione dei cicli di produzione. L’assenza di strumenti integrati rallentava i processi, generava sprechi e riduceva la capacità dell’azienda di monitorare e migliorare le proprie performance produttive.

Con l’introduzione di Odoo 18, abbiamo implementato il nuovo modulo Linea di Produzione, progettato per consentire una gestione semplice e intuitiva di tutte le attività produttive direttamente sui terminali installati in ogni centro di lavoro. Ogni operatore può ora monitorare, registrare e aggiornare le fasi della produzione in tempo reale, tramite un’interfaccia immediata e user-friendly, senza necessità di competenze tecniche specifiche.

I vantaggi ottenuti per il team di Vestalia includono:

• Aggiornamento in tempo reale dello stato degli ordini di produzione: gli operatori possono registrare direttamente su Odoo l’avanzamento di ciascuna fase di lavorazione, garantendo una visibilità immediata sugli stati di produzione, dalla preparazione delle materie prime fino al prodotto finito.
  
  
• Gestione puntuale delle risorse e delle materie prime tramite terminali dedicati: in ogni fase produttiva, è possibile registrare il consumo effettivo delle materie prime, con la possibilità di rilevare automaticamente eventuali scostamenti rispetto ai quantitativi previsti in distinta base. Questo consente di intervenire tempestivamente per correggere anomalie e ridurre gli sprechi.

• Comunicazione fluida tra produzione e management: l’eliminazione dei report manuali e degli aggiornamenti cartacei ha semplificato il flusso informativo tra la produzione e i responsabili aziendali, migliorando la reattività e riducendo i tempi di comunicazione interna.

• Miglioramento della tracciabilità e del controllo qualità: la gestione dei lotti è completamente integrata e tracciabile in ogni fase, dall’ingresso delle materie prime, alla produzione, fino all’uscita dei prodotti finiti. Le procedure di controllo qualità sono state automatizzate e possono essere applicate in qualsiasi punto del ciclo produttivo, garantendo la conformità agli standard richiesti.

• Raccolta e analisi dei dati in tempo reale: l’intero processo produttivo è monitorato attraverso dati aggiornati, che consentono di individuare aree di miglioramento e di ottimizzare i cicli di produzione, aumentando l’efficienza operativa e riducendo i costi.

• Gestione personalizzata delle distinte base: le distinte base sono ora configurabili in modo avanzato, permettendo di associare a ogni materia prima specifica l’attrezzatura da utilizzare, il personale assegnato, il centro di lavoro e il responsabile di fase. Questa granularità ha portato a una significativa riduzione degli sprechi e a una maggiore sostenibilità dei processi produttivi.

L’introduzione del modulo Linea di Produzione di Odoo 18 ha portato a un concreto miglioramento dell’efficienza produttiva di Vestalia. Gli operatori sono stati responsabilizzati grazie a strumenti semplici e accessibili, i processi interni sono diventati più fluidi, e l’intera area produttiva contribuisce oggi in modo più efficace agli obiettivi aziendali.

Ottimizzazione del ciclo attivo e passivo

Durante l’analisi dei processi aziendali di Vestalia, abbiamo riscontrato una criticità significativa: la mancanza di integrazione tra i processi di gestione commerciale (CRM e Vendite) e quelli di gestione degli approvvigionamenti (Acquisti). Ogni reparto lavorava su sistemi e procedure separate, creando silos informativi che rallentano le operazioni, aumentano il rischio di errori e compromettono la visibilità sull’intero ciclo ordine-fornitura.

La soluzione: integrazione dei moduli CRM, Vendite e Acquisti con Odoo 18

Attraverso l’implementazione integrata dei moduli CRM, Vendite e Acquisti di Odoo 18, abbiamo abilitato Vestalia a gestire in modo fluido e coordinato l’intero processo, dal primo contatto con il cliente fino all’approvvigionamento delle materie prime necessarie per soddisfare la domanda.

I vantaggi della gestione integrata del ciclo attivo e passivo

Visione unica e centralizzata del cliente

Tutte le informazioni relative ai clienti sono raccolte in un'unica anagrafica:

• Tracciabilità completa delle opportunità commerciali (lead) gestite dal team vendita
• Storico degli ordini di vendita
• Stato degli ordini e avanzamento delle spedizioni.

Questo consente una relazione più efficace e personalizzata con il cliente, migliorando l’esperienza e la fidelizzazione.

1. Allineamento immediato tra vendite e approvvigionamenti

Gli ordini di vendita confermati si traducono, quando necessario, in ordini di acquisto verso i fornitori, generati automaticamente in base alle regole di riordino (se configurate) o ai fabbisogni di magazzino. Questo garantisce che le materie prime o i prodotti da vendere siano sempre disponibili nei tempi richiesti.

2. Riduzione dei tempi operativi e delle attività manuali

L’automazione dei processi elimina attività ripetitive e minimizza il rischio di errori derivanti dall’inserimento manuale dei dati.

Ad esempio:

• La conferma di un ordine cliente può generare automaticamente richieste d’acquisto o movimenti di magazzino;
• Le informazioni sullo stato degli ordini sono condivise in tempo reale tra vendite e logistica.

3. Maggiore reattività verso clienti e fornitori

La comunicazione tra il team commerciale e il reparto acquisti è immediata. I commerciali hanno visibilità sulla disponibilità dei prodotti e sui tempi di approvvigionamento già in fase di trattativa, consentendo di fornire ai clienti tempistiche affidabili e precise di consegna.

Parallelamente, i fornitori vengono gestiti con maggiore efficienza, grazie a un sistema che tiene traccia di ordini e annesse regole di riordino, scadenze e livelli di priorità.

4. Ottimizzazione della gestione degli stock

L’integrazione consente di sincronizzare domanda e offerta:

• Evita sovraccarichi di magazzino;
• Riduce i rischi di rottura di stock;
• Migliora la rotazione delle scorte, riducendo sprechi e costi di stoccaggio.

5. Controllo e tracciabilità di ogni fase del processo

Ogni fase, dal contatto iniziale alla consegna del prodotto, è tracciata all’interno di Odoo, con reportistica e dashboard che forniscono al management una visione chiara sull’andamento delle vendite e sugli approvvigionamenti.
Questo garantisce maggiore controllo operativo e permette di individuare e risolvere rapidamente eventuali colli di bottiglia.

Gestione personalizzata dei prezzi

Un’azienda come Vestalia che si interfaccia con diverse tipologie di clienti, necessita di un sistema flessibile per la gestione dei prezzi.

Odoo si rivela un ottimo alleato anche da questo punto di vista. Infatti, utilizzando il modulo di listini prezzi, l’azienda può creare dei listini personalizzati in base ai diversi segmenti di clienti.

Questo significa che, grazie a Odoo, Vestalia può applicare scontistiche ad hoc. Questo ha migliorato la customer satisfaction e aumentato la competitività dell’azienda sul mercato.

Gestione contabilità integrata

Un ultimo aspetto su cui siamo intervenuti ha riguardato la contabilità. Inizialmente, l’azienda si affidava a commercialisti esterni per la gestione della contabilità, non avendo un controllo diretto su tali aspetti.

Con l’implementazione del modulo contabilità di Odoo, l’azienda ha centralizzato tutte le transazioni finanziarie e automatizzato le procedure contabili, riducendo errori manuali.

Tra l’altro, ora i commercialisti esterni hanno accesso diretto al sistema, così da poter svolgere operazioni di revisione e consulenza in modo facile e veloce.

Infine, Odoo assicura conformità normativa da un punto di vista fiscale e contabile, semplificando le procedure di chiusura contabile e dichiarazione fiscale.

In conclusione

Concludiamo sottolineando un aspetto già emerso implicitamente durante il case study: l’adozione di una soluzione ERP integrata come Odoo può trasformare radicalmente le operazioni di un’azienda manifatturiera come Vestalia.

La trasformazione digitale ha successo quando i dipendenti sono coinvolti attivamente nel processo - come nel caso degli operatori che usano il modulo Linea di produzione Vestalia - portando così benefici a tutta l'azienda, sia nella qualità del lavoro che dei prodotti.