Lascia gli Excel agli agenti: i primi 5 fogli da spegnere in azienda

In quasi tutte le aziende che incontriamo esiste un secondo gestionale. Vive in una cartella condivisa, è fatto di fogli Excel e lo conosce davvero una persona sola. Finché quella persona è in ufficio, funziona. Il giorno in cui va in ferie, qualcuno scopre che il forecast del trimestre dipendeva da una formula nascosta nella colonna AF.

Odoo 20 è uscito il 24 settembre, all'Odoo Experience 2026 di Bruxelles, e rende gli agenti AI, già presenti nella 19, più capaci di lavorare dentro le app, sui dati che l’ERP contiene già.

Raffaele Capasso ci ha già raccontato le novità nel dettaglio in cosa cambia con Odoo 20. Qui ci facciamo una domanda più pratica, quella che ci sentiamo rivolgere più spesso in queste settimane: da quali fogli conviene cominciare?

Perché Excel resiste

Excel ha dei meriti veri. Lo sanno usare tutti, si adatta a qualsiasi processo e non chiede il permesso a nessuno. È proprio questa libertà a renderlo fragile quando diventa l'infrastruttura di un processo aziendale: le copie si moltiplicano, le versioni divergono, le regole restano chiuse dentro le formule.

Il problema è documentato da anni. Raymond Panko, dell'Università delle Hawaii, ha raccolto gli audit condotti su fogli di calcolo reali e ha rilevato errori in circa l'88% dei file analizzati. Molti sono piccoli. Alcuni finiscono sulle scrivanie della direzione.

Finora sostituire un foglio con l'ERP voleva dire tradurre ogni sua regola in una configurazione rigida, e i fogli più "creativi" restavano fuori perché costava troppo modellarli. Con Odoo 20 il conto cambia. Un agente si costruisce con istruzioni, strumenti e fonti di dati. Adesso gli agenti possono anche scrivere sui record e partire da azioni automatiche o pianificate. Le regole che prima stavano in una formula possono diventare indicazioni scritte, leggibili da chiunque in azienda, e applicate su dati che non vanno più esportati e reimportati.

Come abbiamo scelto i cinque fogli

Abbiamo lasciato fuori i processi già trattati sul nostro magazine, come la registrazione delle fatture, la riconciliazione dei pagamenti, la sincronizzazione degli ordini eCommerce e la gestione di presenze e paghe.

I cinque che seguono rispondono a quattro criteri che usiamo anche nei progetti:

• frequenza: il foglio viene aggiornato almeno ogni settimana;
• regole esprimibili: chi lo gestisce sa spiegare a voce cosa fa, anche se nessuno l'ha mai scritto;
• dati già presenti in Odoo: il foglio nasce da un'esportazione, non da informazioni che esistono solo lì;
• errore misurabile: quando il foglio sbaglia, qualcuno se ne accorge e ha un costo.

1. Il foglio del forecast vendite

Come si riconosce. Il lunedì il responsabile commerciale esporta le opportunità dal CRM, corregge a sensazione le probabilità di chiusura, aggiunge le trattative che il team gli ha raccontato al telefono e produce il numero che andrà in riunione. Il CRM e il file dicono cose diverse, e nessuno sa quale dei due sia aggiornato.

Cosa può fare l'agente. Configurato con le istruzioni e le fonti giuste, può leggere le attività e le email registrate sulle opportunità, segnalare quelle ferme da troppo tempo e proporre di aggiornare fase e data di chiusura prevista quando i segnali lo giustificano. Il forecast torna a vivere dentro la pipeline, con un'unica fonte.

Cosa resta a voi. Il giudizio sulla singola trattativa e il numero finale da portare alla direzione. L'agente toglie il lavoro di ricopiatura, la valutazione commerciale resta del commerciale.

2. Il file dei listini e dei preventivi

Come si riconosce. Si chiama qualcosa come listino_2026_def_v3_ok.xlsx. Contiene ricarichi per categoria, sconti per cliente, condizioni speciali concordate anni fa. I preventivi si calcolano lì e poi si ricopiano nell'ERP, oppure si mandano direttamente dal file.

Cosa può fare l'agente. Partire dalla richiesta del cliente, anche quando arriva come email scritta in modo informale, e preparare una bozza di offerta applicando i listini prezzi configurati in Odoo. Il commerciale riceve un preventivo già impostato da controllare.

Cosa resta a voi. Le eccezioni. Quando un'offerta scende sotto la soglia di margine o richiede condizioni fuori listino, l'approvazione deve restare a una persona, e conviene scriverlo in modo esplicito nelle istruzioni dell'agente.

C'è un passaggio che spesso si sottovaluta: le regole del file vanno prima portate nei listini di Odoo. È lì che si scopre quante eccezioni vivevano solo nella memoria di chi aggiornava il foglio. 

3. Il foglio di riordino e confronto fornitori

Come si riconosce. Scorte minime, tempi di consegna, prezzo dell'ultimo ordine, il fornitore "di riserva" da chiamare quando quello abituale ritarda. Chi si occupa degli acquisti lo apre ogni mattina e decide cosa ordinare.

Cosa può fare l’agente. Odoo gestisce già il riordino automatico con le regole di approvvigionamento e permette di confrontare richieste d’offerta alternative, un confronto che con la 20 è stato migliorato. Il pezzo che finora restava manuale è un altro: raccogliere le risposte dei fornitori, che arrivano per email in formati diversi, e proporre quale offerta confermare in base a prezzo e tempi.

Cosa resta a voi. La conferma dell'ordine e la relazione con il fornitore. Una negoziazione o la scelta di premiare un partner affidabile anche quando costa qualcosa in più sono decisioni che un confronto automatico non può prendere al posto vostro.

4. Lo scadenziario crediti e i solleciti

Come si riconosce. Un elenco di fatture scadute, colorato a mano, con una colonna "note" dove qualcuno scrive "ha promesso di pagare venerdì". Ogni settimana si decide chi chiamare e chi solo avvisare.

Qui la riconciliazione c'entra poco. Il nodo è capire chi sollecitare, in che ordine e con quale tono.

Cosa può fare l'agente. Ordinare le posizioni in base a importo, ritardo e storico di pagamento del cliente, e preparare i messaggi di sollecito seguendo i livelli già previsti in Odoo. Il cliente che paga sempre con dieci giorni di ritardo riceve un promemoria diverso da quello che non risponde da due mesi.

Cosa resta a voi. I clienti strategici e le decisioni pesanti, come sospendere le consegne. Un sollecito mandato con il tono sbagliato al cliente sbagliato ha un costo relazionale che nessun report mostra. È il caso in cui le istruzioni dell'agente vanno scritte con più cura.

5. Il report direzionale del lunedì

Come si riconosce. Qualcuno passa la mattina del lunedì a estrarre dati da vendite, contabilità e magazzino, li incolla in un modello e manda un PDF alla direzione. Quando il PDF arriva, i numeri sono già vecchi di qualche ora.

Cosa può fare l'agente. Se i dati stanno in un unico database, il report smette di essere un documento da produrre e diventa una domanda da fare al sistema: "come stanno andando gli ordini del Nord rispetto al mese scorso?". Con il server MCP di Odoo 20 gli assistenti AI esterni possono collegarsi al database e interrogare i dati aziendali, ma lo fanno attraverso un accesso configurato dall’azienda, con i permessi dell’utente che li autorizza, e non con dati copiati a mano in una chat.

Cosa resta a voi. Due cose. La prima è l'interpretazione. La seconda è meno ovvia: prima di togliere il report bisogna mettersi d'accordo su come si calcolano i KPI. Se "margine" significa una cosa per il controllo di gestione e un'altra per il commerciale, l'agente risponderà in modo corretto alla domanda sbagliata.

I fogli che lasceremmo dove sono

Spegnere tutto non ha senso, e diffidiamo di chi lo propone. Excel resta lo strumento migliore quando serve ragionare: un'analisi esplorativa, un budget con tre scenari, una simulazione fatta una volta l'anno. Sono fogli che nascono, servono e vengono archiviati, senza diventare un processo.

Anche esportare dati da Odoo per analizzarli in Excel va benissimo. Il problema nasce quando il flusso si inverte e il foglio diventa il posto dove i dati vengono creati, corretti e poi riportati indietro.

Prima dell'agente, i dati

Un agente lavora bene solo quanto i dati su cui lavora. Nei progetti di migrazione da Excel a Odoo la parte che richiede più tempo è raramente la configurazione: è ripulire anagrafiche duplicate, unificare codici articolo, trasformare in regole scritte le abitudini di chi gestiva il file. 

C’è poi un motivo in più per non rimandare. Oggi molte persone copiano righe di Excel dentro un chatbot per farsi aiutare con un calcolo o una mail. È shadow AI a tutti gli effetti, con dati aziendali che escono senza controllo. Un agente che lavora dentro l’ERP, o un assistente collegato tramite MCP, porta lo stesso aiuto in un perimetro governato: permessi definiti, accessi decisi dall’azienda, niente esportazioni fatte a mano. Anche lì, per trasparenza, qualcosa resta da sapere: Odoo conserva le conversazioni con gli agenti fino a 30 giorni dall’ultimo messaggio, e con un assistente esterno vale anche la politica sui dati del fornitore di quell’assistente, da verificare prima di collegarlo.

Quanto costa e cosa serve per cominciare

Tre cose da mettere in conto prima di aprire il primo foglio, perché con Odoo 20 non sono scontate.

Le funzioni AI richiedono crediti. Secondo le note di rilascio, tutte le funzioni AI di Odoo 20 si usano con crediti acquistabili tramite IAP. Va messo nel budget insieme alla licenza, e va stimato in base a quanto lavoro darete agli agenti.

Gli agenti sono una funzione Enterprise. Chi è su Community può preparare dati e regole, ma non usare gli agenti.

Il Light User non è gratis per chi non fa login. Odoo conta come Light User ogni dipendente attivo nell’app Risorse Umane che non sia collegato a un utente completo, anche se quella persona non accede mai. È l’utenza ridotta introdotta con Odoo 20 per chi lavora con funzioni limitate, come un magazziniere o un operatore di produzione, e costa indicativamente 7,90 euro al mese in Europa (chi gestisce preventivi, acquisti o contabilità resta invece un utente pieno). Prima di migrare conviene disattivare chi non è più in servizio, per sapere quanti Light User avrete davvero in fattura.

Da quale foglio partire

Dal foglio che viene aggiornato più spesso e le cui regole si spiegano in cinque minuti. Di solito è quello che tutti odiano compilare.

Il metodo che seguiamo è semplice. Si sceglie un foglio, si portano regole e dati in Odoo, si configura l'agente e per qualche settimana si lavora in parallelo confrontando i risultati. Quando i numeri coincidono e le eccezioni sono gestite, il file passa in sola lettura e resta come archivio. Spegnerlo, in pratica, vuol dire questo.

Odoo 20 è disponibile, ma il passaggio non deve essere immediato. Il lavoro più lungo, quello sui dati e sulle regole, si fa comunque prima e vale con qualsiasi versione.

Domande frequenti

Odoo 20 sostituisce del tutto Excel? No, e non è l'obiettivo. Sostituisce i fogli che fanno da gestionale parallelo. Excel resta utile per analisi, simulazioni e lavori occasionali.

Devo passare a Odoo 20 per iniziare? Non necessariamente. Gli agenti AI esistono già in Odoo 19 (edizione Enterprise), quindi un primo foglio si può provare anche lì. Con la 20 gli agenti possono fare di più: creare e aggiornare record, partire da azioni automatiche e pianificate, e c’è il server MCP per collegare assistenti esterni. Se il tuo foglio richiede una di queste cose, la 20 conviene. In ogni caso buona parte della preparazione si può fare subito: listini, regole di approvvigionamento, livelli di sollecito e pulizia dei dati. Gli agenti aggiungono uno strato di automazione sopra una base che conviene avere pronta.

Gli agenti AI possono sbagliare? Sì, come qualsiasi sistema e come qualsiasi persona. Per questo le istruzioni devono essere chiare, i permessi limitati a ciò che serve e le decisioni con impatto economico o relazionale devono restare soggette ad approvazione.

Nei prossimi mesi la differenza tra le aziende la farà meno la versione di Odoo installata e più la qualità delle regole che sapranno dare ai propri agenti. Quelle regole oggi sono sparse in decine di fogli.

Se vuoi capire quali fogli della tua azienda possono passare agli agenti e da quale conviene partire, prenota un appuntamento gratuito con il nostro team: valutiamo insieme come introdurre l'AI nei tuoi processi.