I 5 errori più comuni nell’implementazione di un gestionale e come evitarli

Quali sono gli errori più comuni nell’implementazione di un ERP?

Implementare un ERP in azienda è un processo delicato: se mal gestito, può causare efficienze e spese al di sopra delle aspettative.

Ecco perché stiamo per spiegarti quali sono gli errori tipici dell’implementazione di un sistema gestionale in azienda e le best practices per evitarli!

Pianificazione insufficiente e obiettivi poco chiari

Uno degli errori più comuni nell’implementazione di un ERP in azienda è la mancanza di una visione chiara.

Più precisamente, molte imprese tendono ancora ad agire senza una roadmap ben dettagliata, caratterizzata da fasi come: analisi dei requisiti, mappatura dei processi esistenti e obiettivi da raggiungere chiari e definiti.

Il rischio di procedere in questo modo? Attivare moduli e funzionalità non necessari, sovrastimare (o sottovalutare) tempi e risorse, procedere senza una visione d’insieme.

Proviamo a fare un esempio di un’azienda manifatturiera che sceglie di adottare un nuovo gestionale per ottimizzare il proprio ciclo produttivo. Avvia il progetto concentrandosi perlopiù sulla gestione del magazzino, avendo come scopo la digitalizzazione dei processi, senza però aver analizzato a fondo le fasi di approvvigionamento e tracciabilità.

Il risultato? Un ERP poco in linea con le reali esigenze operative dell’azienda poiché, ad esempio, non offrirebbe le funzionalità adatte per monitorare le scorte in tempo reale.

C’è un modo per evitare di incappare in questo primo errore? Un ERP modulare come Odoo e la scelta del partner giusto, ovviamente!

Infatti, affidandoti a un Gold Partner Odoo come noi, in questa prima fase sarai consapevole di come trasformeremo i tuoi processi aziendali attraverso delle analisi approfondite relative allo stato attuale della tua realtà.

Inoltre, grazie alla flessibilità e alla versatilità dell’ERP in questione, attiveremo solo i moduli necessari e configureremo solo le funzionalità che servono realmente alla gestione ottimale dei tuoi flussi.

Così facendo, avrai a disposizione un sistema gestionale che riflette le tue esigenze, minimizzando i rischi di inefficienze ed eventuali sprechi di tempo e budget!

Personalizzazione eccessiva

La tentazione di modellare il gestionale secondo ogni sfumatura del proprio modo di lavorare è comprensibile, ma rischiosa. Infatti, anche questo è un errore comune quando si implementa un ERP in azienda.

Spesso, la personalizzazione eccessiva nasce dalla volontà di riprodurre fedelmente processi preesistenti, senza metterne in discussione l’efficacia.

Questo approccio porta a sforzi tecnici controproducenti e dispendiosi: invece di cogliere l’opportunità per semplificare e migliorare, si finisce per irrigidire il sistema e vanificare i vantaggi offerti da un ERP.

Un esempio pratico? Un’azienda di servizi decide di mantenere esattamente il proprio iter interno di approvazione dei documenti, nonostante l’ERP offra workflow più semplici e tracciabili.

In questo caso, il risultato sarà uno sviluppo custom complesso, che allunga i tempi, complica l’adozione e aumenta i costi futuri di aggiornamento.

Come si evita questo errore? Sicuramente, un approccio più sostenibile è quello di limitare le personalizzazioni alle sole aree strategiche, facendo leva sulle funzionalità native del gestionale.

In questo senso, Odoo rappresenta una soluzione flessibile ma al tempo stesso strutturata, che offre moduli preconfigurati, facilmente adattabili a diverse esigenze operative e integrati tra loro! Questo consente di costruire un sistema efficiente, aggiornabile e scalabile nel tempo, evitando inutili complicazioni già in fase di avvio.

Integrazione incompleta con altri sistemi aziendali

Un ERP deve dialogare in modo fluido con l’intero ecosistema digitale dell’azienda. Eppure, un errore davvero comune ancora oggi tra le aziende è implementare un gestionale ma non collegarlo a strumenti fondamentali in uso come CRM, piattaforme e-commerce, software contabili o tool di project management.

Questo porta inevitabilmente a colli di bottiglia operativi: duplicazioni di dati, errori manuali, disallineamenti tra i reparti. Ad esempio, se un’azienda non integra il proprio sito e-commerce con il gestionale, ogni ordine ricevuto online andrebbe trascritto a mano, con conseguenti ritardi nelle spedizioni e problemi nella gestione delle scorte.

Anche in questo caso, Odoo sembra l’alleato digitale perfetto per non incappare in questo errore. Infatti, offre una suite di moduli completamente integrati che comunicano tra loro, evitando così silos informativi e migliorando l’efficienza operativa per tutti i reparti aziendali.

Con Odoo, sarà possibile quindi, gestire su un sistema unico il processo di vendita, collegandolo alla fatturazione o all’ordine, avendo una visione sempre aggiornata sull’andamento del proprio e-commerce.

Inoltre, è bene ricordare che Odoo è un sistema che si integra facilmente anche con sistemi esterni tramite API se necessario. Nel caso di un e-commerce, sarà possibile effettuare un’integrazione con i sistemi di pagamenti che si preferiscono: un solo ambiente per diversi flussi!

Questo risolve il problema di un’integrazione incompleta che, come come conseguenza diretta, ha ovviamente la frammentazione dei processi e delle informazioni!

Se ti interessa l'argomento, leggi anche Odoo e API Rest: integrare Odoo con applicazioni esterne.

Scarsa attenzione alla scalabilità

Quando si sceglie un ERP, è facile lasciarsi guidare dalle esigenze immediate. Ma questo è un errore da dover assolutamente evitare, in quanto un sistema gestionale è efficace quando cresce con l’azienda, supportandola anche nel lungo termine.

Molti progetti partono “al minimo”, senza considerare l’evoluzione naturale del business. Un’azienda che oggi gestisce pochi ordini al mese, domani potrebbe dover affrontare una crescita esponenziale o l’ingresso in nuovi mercati.

Ecco perché è importante partire con un’architettura modulare e flessibile. Odoo consente di iniziare con pochi moduli essenziali, da poter ampliare gradualmente, senza dover ripensare tutto da capo e senza dover tornare indietro!

Formazione inadeguata e resistenza al cambiamento

Anche il miglior gestionale fallisce se le persone che lo usano ogni giorno non sono messe nelle condizioni di sfruttarlo. Un errore frequente è quello di considerare la formazione come un’attività marginale, da svolgere all’ultimo minuto o con il minimo sforzo.

Questo porta a una scarsa adozione dello strumento, a malcontento interno e alla tendenza a tornare alle vecchie abitudini (come Excel o email), annullando così tutto il valore dell’ERP.

Una media impresa che introduce un nuovo gestionale per la contabilità, ad esempio, potrebbe dimenticare di coinvolgere adeguatamente il reparto amministrativo nel processo di formazione.

I contabili si trovano di fronte a schermate nuove, procedure sconosciute e poca assistenza. Chiaramente, questa situazione avrebbe un effetto opposto a quello sperato: il team di contabilità si troverebbe spaesato, causando rallentamenti e commettendo errori dovuti ad una conoscenza superficiale di un nuovo sistema ERP.

Noi crediamo che sfruttare al meglio un sistema gestionale implichi sapere come utilizzarlo: ecco perché affianchiamo ogni team con percorsi formativi su misura, sessioni pratiche e supporto post go-live.

Il tutto viene reso ancora più semplice da un sistema come Odoo: grazie al modulo knowledge, sarà possibile avere sempre a disposizione - se opportunamente precaricata - una documentazione esaustiva che spiega come utilizzare i moduli, in base al proprio ruolo/attività.

Come Unitiva ti affianca nell’implementazione di un ERP in azienda

Abbiamo elencato i cinque errori più comuni nell’implementazione di un ERP in azienda e come Odoo li risolve. Adesso, il passo successivo è semplice: capire come possiamo aiutarti ad integrare un ERP all’interno della tua azienda in maniera efficace, rapida e priva di problemi.

Analisi iniziale dei processi e definizione degli obiettivi

Ogni progetto ERP efficace parte da un’analisi approfondita. Dedichiamo tempo all’ascolto e alla comprensione di ogni singolo contesto aziendale: insieme, identifichiamo i flussi chiave, le criticità e gli obiettivi strategici.

In questo modo, possiamo individuare le configurazioni e i moduli necessari per ottimizzare la gestione del tuo business a 360°, portando avanti un progetto centrato sulle tue reali esigenze operative.

Implementazione modulare e scalabile con Odoo

Odoo ci consente di adottare un approccio modulare: partiamo dalle aree più urgenti o strategiche per poi estendere gradualmente le funzionalità, in base alle tue richieste specifiche.

Ovviamente, questo dopo un’attenta analisi dei requisiti e una mappatura dei tuoi processi esistenti!

In questo modo, non si blocca l’operatività quotidiana e si mantiene il controllo sui tempi e sul budget, migliorando progressivamente il sistema e adattandolo alla crescita della tua azienda.

Integrazione con gli strumenti già in uso

Non sempre è necessario sostituire tutto ciò che già funziona. Per questo ci occupiamo di integrare l’ERP con strumenti di cui hai bisogno, come e-commerce, gateway di pagamento o altro!

L’obiettivo è creare un ecosistema connesso, centralizzando i dati ed eliminando una criticità davvero comune: i processi frammentati!

Personalizzazioni mirate, ma solo se necessarie

Sfruttiamo la flessibilità di Odoo per configurarlo in base alle esigenze della tua azienda, senza ricorrere a sviluppi complessi. Ma, ovviamente, nel caso in cui gestissi in maniera precisa un determinato flusso - di vendita, documentale, o altro - effettueremo delle operazioni custom per rendere unici i tuoi processi.

Il nostro lavoro è implementare un ambiente Odoo che possa soddisfare al massimo le tue necessità, semplificando e ottimizzando la gestione dei tuoi flussi: ecco perché sappiamo quando sono necessari interventi di personalizzazione e quando, invece, basta solo la giusta configurazione!

Formazione e supporto continuo al tuo team

Puoi sfruttare al massimo il tuo nuovo sistema gestionale solo se sai come utilizzarlo. Ecco perché la formazione è parte integrante del nostro processo. Affianchiamo te e il tuo team con sessioni formative pratiche e supporto costante, sia prima che dopo il go-live, in modo che possiate capire come padroneggiare Odoo al meglio!

Le nostre conclusioni

Implementare un ERP significa riuscire a ripensare i propri processi aziendali in chiave strategica. Nel corso dell’articolo, abbiamo posto l’accento sui 5 errori più comuni durante l’implementazione di un ERP.

Oltre a presentare tali errori, abbiamo anche trovato delle soluzioni pratiche per evitarle. Scrivici subito per una consulenza personalizzata: insieme, troveremo la strada migliore per implementare una soluzione ERP perfettamente in linea con le tue esigenze!