Odoo Card: come la carta aziendale integrata in Odoo 19 trasforma la gestione delle spese aziendali

Odoo Card: cos'è e a cosa serve?

La gestione delle spese aziendali può essere complicata: ricevute smarrite, rimborsi che tardano ad arrivare, approvazioni che richiedono più passaggi del previsto….

Queste difficoltà sono spesso amplificate dall'uso di carte tradizionali e processi manuali, esterni al sistema ERP.

Infatti, la Odoo Card mira a risolvere le seguenti problematiche:

• gestione manuale e dispersiva delle spese;
• visibilità limitata e non aggiornata;
• processi frammentati (note spese su app esterne, file Excel per riconciliazioni, approvazioni tramite email);
• rimborsi lenti.

Con questa novità lanciata con Odoo 19, le aziende avranno finalmente a disposizione uno strumento tramite cui gestire le spese in modo integrato, sicuro e automatizzato.

Infatti, la Odoo Expense Card è una carta aziendale prepagata, sia virtuale che fisica, integrata direttamente in Odoo 19 e che funziona tramite Mastercard e Stripe (sistema di gestione pagamenti).

Come funziona la Odoo Expense Card?

La Odoo Card nasce, quindi, per semplificare ogni fase della gestione delle spese aziendali: dall'emissione della carta fino alla registrazione e riconciliazione automatica delle transazioni.

Prima di tutto, devi sapere che la carta è disponibile sia in versione fisica che virtuale. Naturalmente, la Odoo Card virtuale è disponibile istantaneamente, mentre per ricevere quella fisica bisogna attendere qualche giorno e vengono comunque configurate e gestite direttamente all'interno di Odoo, senza documenti cartacei o app esterne.

I dipendenti ricevono notifiche per allegare le ricevute, mentre manager e contabili possono monitorare in tempo reale le transazioni, riducendo errori e perdite di tempo.

Potrebbe esserti utile sapere sin da subito che i dati sensibili - ad esempio, il PIN della carta e dettagli simili - non vengono memorizzati dal sistema.

Da questo punto di vista, Odoo garantisce elevati standard di sicurezza: l'accesso alle informazioni della carta avviene tramite autenticazione a due fattori.

Caratteristiche principali della carta aziendale Odoo

Con la Odoo Card - una funzionalità innovativa e distintiva del software - finalmente puoi occuparti delle spese aziendali senza più processi complessi e frammentati.

Ecco qui le principali caratteristiche della carta Odoo Mastercard:

Integrazione in tempo reale con l'app Spese e la contabilità

Prima di tutto, una delle principali caratteristiche di Odoo Expense Card è l'integrazione con l'app Note spese e Contabilità.

In termini semplici, ogni transazione effettuata tramite la carta, viene registrata sul tuo ambiente Odoo in automatico. Di conseguenza, le spese compaiono direttamente nell'app, pronte per la riconciliazione contabile.

Il team di contabilità non dovrà più inserire manualmente i dettagli di ogni singola spesa aziendale (importo, categoria, fornitore, etc) perché sono già disponibili.

Con pochi click, quindi, la spesa viene ufficialmente registrata nel registro contabile e collegata alla transazione della carta.

Per il tuo team, significa meno lavoro manuale e nessun rischio di errori dovuti a spese duplicate o a processi frammentati, come note spese caricate su sistemi diversi e poi dimenticate.

Controlli, limiti e automazione

Con la Odoo Card puoi impostare limiti di spesa personalizzati per ciascuna carta, per singola transazione o per un determinato periodo di tempo.

È possibile selezionare le categorie di spesa autorizzate, come viaggi, ristoranti o alloggi, grazie ai codici MCC (Merchant Category Code) e applicare restrizioni geografiche per limitare l'uso della carta a determinate aree. Sicuramente una funzionalità perfetta per occasioni legate a trasferte o viaggi di lavoro.

Inoltre, ogni spesa effettuata viene automaticamente abbinata alla categoria corretta, riducendo errori e semplificando la reportistica, mentre i flussi di approvazione e riconciliazione sono completamente automatizzati.

Ruoli e permessi nella gestione delle spese aziendali

All'interno di Odoo, ogni funzione legata alla carta aziendale è regolata da ruoli distinti, in modo da garantire chiarezza e sicurezza dei processi:

• l'amministratore ha la facoltà di attivare il modulo della carta, collegare l'account Stripe, creare le carte per i vari dipendenti e gestire i parametri globali (come limiti e categorie);
• il manager può generare carte per i membri del suo team, definire criteri di spesa (categorie, geografia, budget) e monitorare in tempo reale le transazioni del gruppo;
• il dipendente riceve la carta (fisica o virtuale) e utilizza lo strumento: effettua acquisti, riceve notifiche per allegare ricevute e vede la sua cronologia, ma non ha accesso alla configurazione globali;
• Il team di contabilità designato visualizza tutte le spese generate dalla carta, verifica che le regole siano state rispettate e, grazie all'integrazione diretta, può approvare, registrare e riconciliare le spese senza bisogno di inserimenti manuali o sovrapposizioni.

Avere ruoli e permessi ben definiti all'interno di Odoo offre diversi vantaggi: consente di mantenere la sicurezza dei dati, evitare errori o duplicazioni e assegnare compiti precisi a ciascun ruolo, così come spiegato nell'elenco.

Efficienza operativa e tracciabilità completa: sono questi i benefici immediati che derivano da una gestione strutturata dei ruoli in Odoo.

Come attivare e mettere in funzione la Odoo Card

L'uso della Odoo Card non è immediato: devi occuparti di diverse fasi, semplici e rapide, per attivare la carta e iniziare a utilizzarla:

Configurazione dell'account Stripe

Considerando che la carta Odoo nasce in collaborazione con Stripe, prima di tutto devi attivare un account Stripe aziendale. Ma non solo: ricorda di configurare l'integrazione Stripe-Odoo sul tuo sistema.

Come puoi ben capire, è un primo e fondamentale passaggio per poter utilizzare la Odoo Expense Card.

Abilitazione della carta in Note spese

Dopo aver configurato l'account Stripe, devi accedere all'app Note spese e abilitare in impostazioni la funzione Odoo Card.

Completato questo passaggio, la sezione dedicata alla carta apparirà automaticamente all'interno dell'app Spese, pronta per la creazione e l'assegnazione delle carte ai dipendenti.

Creazione e assegnazione della carta

Ora puoi iniziare creando la tua Odoo Expense Card, decidendo se vuoi che sia ​​virtuale, attivandola istantaneamente, o fisica e attendere qualche giorno che venga recapitata.

Ogni carta viene associata a un dipendente, con la possibilità di impostare limiti di spesa, categorie autorizzate o restrizioni geografiche.

Il vero vantaggio? Tutto il processo avviene senza documenti cartacei o strumenti esterni: l'intera gestione, dall'attivazione alla configurazione, avviene direttamente in Odoo.

Gestione e monitoraggio

Dopo l'attivazione / emissione della Odoo Card, potrai monitorare e gestire le spese aziendali direttamente dall'app Note spese, avendo sempre pieno controllo sulle spese in tempo reale e intervenendo tempestivamente se richiesto.

Quali sono i vantaggi della Odoo Card?

Ma quali possono essere i vantaggi per te, se decidessi di estendere le funzionalità di Odoo e attivare la carta per la gestione delle spese?

Scoprili qui:

Scansione automatica delle ricevute

Ogni volta che un dipendente effettua un pagamento con la Odoo Card, riceve una notifica per allegare la ricevuta: basta scattare una foto o caricare il documento, e il sistema si occupa di estrarre automaticamente le informazioni rilevanti (importo, data, fornitore, categoria) attraverso la tecnologia OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri).

In pochi secondi, i dati delle spese vengono automaticamente registrati sul sistema, liberando il tuo team da attività ripetitive e noiose.

Budgeting sempre sotto controllo

Con la Odoo Card, manager e amministratori possono monitorare in tempo reale tutte le transazioni e tenere sotto controllo i budget di reparto o di progetto.

I limiti impostati per carta, categoria o periodo di tempo garantiscono che le spese restino sempre allineate alle politiche aziendali.

Infine, puoi sempre consultare dashboard e report aggiornati in tempo reale per avere una visione completa dell'andamento dei costi, rendendo più semplice pianificare e ottimizzare le risorse.

Processi unificati

Infine, l'intero processo di gestione, dalla spesa al rimborso, dall'approvazione alla riconciliazione contabile, avviene su un unico ambiente integrato.

Questo vuol dire che non avrai più bisogno di app esterne, fogli Excel o scambi di email: puoi gestire tutto direttamente da Odoo, così da migliorare i tuoi flussi interni ed eliminare la dipendenza da strumenti esterni.

Odoo Expense Card: le nostre considerazioni finali

La Odoo Expense Card rappresenta un importante passo avanti verso l'integrazione completa tra finanza e gestione aziendale: un aspetto essenziale, ma sottovalutato fino ad ora.

Il concetto di embedded finance, cioè la finanza integrata direttamente nel gestionale, rappresenta un cambio di paradigma: non serve più collegare strumenti esterni o importare manualmente dati da conti bancari o carte, tutto avviene nativamente all'interno di Odoo.

L'introduzione della Odoo Expense Card è la dimostrazione di quanto Odoo stia evolvendo per diventare più di un ERP, ma un ecosistema completo dove poter gestire a 360° tutte le attività aziendali.

Vuoi scoprire come integrare la Expense Card di Odoo nella tua azienda? Contattaci subito per una consulenza personalizzata!