Odoo spreadsheet: la Business Intelligence integrata che rivoluziona la gestione aziendale

Cos’è Odoo spreadsheet?

Odoo spreadsheet è una funzionalità avanzata progettata per offrire un’esperienza di analisi dati completamente integrata all’interno dell’ERP.

A differenza dei tradizionali fogli di calcolo esterni, Odoo Spreadsheet consente di modificare, analizzare e visualizzare dati aziendali in tempo reale, direttamente collegati ai moduli di vendita, contabilità, inventario e molti altri.

Possiamo anticipare che Odoo Spreadsheet può trasformare il modo in cui la tua azienda gestisce i dati, eliminando la necessità di esportazioni manuali e garantendo che le informazioni siano sempre aggiornate e accessibili all'interno di un'unica piattaforma.

Funzionalità principali di Odoo Spreadsheet

Quali sono le funzionalità distintive di Odoo Spreadsheet? Eccone alcune:

• collaborazione assicurata: puoi consentire l’accesso ai documenti anche a collaboratori esterni, come clienti e fornitori, rendendo il processo di reportistica e analisi ancora più efficace. Inoltre, puoi scegliere sia di condividere singoli documenti, che intere cartelle, creando dei veri e propri spazi di lavoro condivisi sul tuo sistema ERP;

• integrazione diretta con i diversi moduli: consente di creare documenti in base a specifiche attività, come ad esempio nel caso del modulo Vendite, ottenendo una reportistica sempre aggiornate. In linea generale, la comunicazione tra moduli e la funzionalità spreadsheet è una funzionalità vantaggiosa per poter tenere sempre traccia dell’andamento del tuo business;

• creazione di dashboard personalizzate: hai la possibilità di costruire dashboard interattive per monitorare KPI e altri indicatori chiave di performance;

• modelli predefiniti: infine, puoi accedere ad una serie di template preimpostati che semplificano e velocizzano la creazione di report per specifiche esigenze (budget; analisi di vendite e acquisti).

In realtà, le funzionalità di Odoo Spreadsheet sono molte di più. Ad esempio, su un foglio di calcolo possiamo trovare tutte le formule più note per analizzare i dati, con la possibilità di creare calcoli complessi e personalizzati.

Come creare e utilizzare un Odoo Spreadsheet

Una delle caratteristiche principali di questo strumento che potenzia la BI per le aziende è la sua estrema semplicità d’uso. Infatti, non richiede competenze tecniche pregresse, permettendo agli utenti di iniziare subito a usare i fogli di calcolo.

Possiamo utilizzare Odoo Spreadsheet attraverso due diversi approcci:

1.Vista pivot:

• Si tratta dell’approccio più intuitivo, che consiste nel creare uno spreadsheet a partire da una vista pivot. Supponiamo, ad esempio, che tu stia analizzando i dati di vendita o le performance contabili. Una volta selezionato il modulo d’interesse, è sufficiente passare alla vista Pivot, impostare i filtri o i raggruppamenti desiderati, e cliccare su “Inserisci in foglio di calcolo”. A quel punto, Odoo genera automaticamente un foglio collegato ai dati visualizzati. Questo significa che ogni variazione nei dati originali (ad esempio una nuova fattura, o un aggiornamento di stock) sarà riflessa in tempo reale nello spreadsheet, senza bisogno di esportazioni o sincronizzazioni manuali.

2.Creare un foglio dal modulo Documenti

• In questo caso, creiamo un foglio di calcolo direttamente dal modulo Documenti, selezionando l’opzione Fogli di calcolo. Da qui, puoi iniziare da un foglio bianco oppure scegliere uno dei tanti modelli disponibili, i quali rappresentano un vero e proprio acceleratore per la reportistica aziendale. Inoltre, possono essere riutilizzati o adattati a seconda dei ruoli e delle finalità analitiche. Questa modalità è ideale per costruire report personalizzati, dashboard strategiche o analisi trasversali, utilizzando formule, grafici e link a viste pivot salvate in precedenza. L’interfaccia ricorda quella dei classici fogli di calcolo come Excel o Google Sheets, rendendo il tutto molto più familiare.

Quando utilizzare Odoo Spreadsheet - esempi pratici

Stiamo per presentare dei casi specifici in cui Odoo Spreadsheet si rivela un supporto essenziale:

Integrazione dei dati in tempo reale

Facciamo un esempio pratico relativo a un’azienda di consulenza che gestisce un un team di vendita articolato su più aree geografiche, con decine di opportunità attive ogni mese.

Utilizzando Odoo Spreadsheet, il responsabile commerciale può creare un foglio che mostra in tempo reale la pipeline delle vendite, suddivisa per stato dell'opportunità, valore previsto e venditore assegnato.

Ogni volta che un venditore aggiorna un’opportunità nel modulo CRM (spostandola, ad esempio, da “Nuova” a “Qualificata” o chiudendola come “Vinta”), il foglio si aggiorna automaticamente.

Nessuna necessità di esportare dati o inviare report via email: la direzione ha sempre una visione aggiornata della situazione.

Questo semplice esempio evidenzia come, uno strumento come questo, possa supportare i team commerciali nelle proprie attività quotidiane, rendendo il lavoro più semplice e veloce.

Analisi avanzata dei dati

Proseguiamo con un secondo esempio, sempre relativo all’azienda di consulenza che gestisce numerosi progetti diversi tra loro. In questo caso, il bisogno primario è riuscire a monitorare la redditività di ogni singolo progetto.

Con Odoo Spreadsheet, il CFO costruisce un foglio dinamico collegato ai moduli Vendite e Contabilità: per ogni cliente, vengono automaticamente tracciati ricavi (da fatture emesse), costi (da ore lavorate, spese o acquisti) e il margine netto.

Utilizzando formule condizionali, il margine viene colorato in verde se positivo e in rosso se negativo, rendendo immediatamente visibili i clienti profittevoli o quelli da riconsiderare.

Così facendo, i dipendenti dell’azienda potranno prendere decisioni più informate su sconti, rinnovi o cessazioni contrattuali. Tutto ciò, in maniera rapida, semplice e senza dover fare uso di strumenti esterni!

Collaborazione e condivisione

In ultimo, facciamo l’esempio del reparto HR di una PMI in fase di espansione. In questo caso, il responsabile del personale ha il compito di tenere aggiornato un report con i principali KPI del personale: numero di dipendenti per dipartimento, giorni di ferie residui, permessi richiesti, ore lavorate e tasso di turnover.

Con Odoo Spreadsheet, questo foglio non solo si aggiorna automaticamente attingendo dai moduli Dipendenti e Presenze, ma può anche essere condiviso con il management, ognuno con un diverso livello di accesso: i dirigenti possono solo visualizzare, i responsabili HR possono modificare.

Ogni modifica viene tracciata, con possibilità di ripristinare versioni precedenti. Il lavoro diventa trasparente, controllato e condiviso, senza il rischio di errori dovuti a copie locali di file Excel.

Anche in questo caso, i vantaggi sono evidenti: il team HR dispone di dati sempre aggiornati, può collaborare in maniera fluida e avere il controllo completo sui processi di assunzione!

Vantaggi di Odoo Spreadsheet per PMI e grandi aziende

Spreadsheet - essendo una funzionalità direttamente integrata in un sistema ERP flessibile e adattabile come Odoo - risponde efficacemente sia alle esigenze operative delle PMI, sia alla complessità gestionale di grandi aziende.

Vediamo ora i vantaggi specifici di Odoo Spreadsheet.

Per le PMI:

• Riduzione della complessità: grazie all'integrazione nativa con i dati Odoo, non è più necessario utilizzare strumenti di analisi esterni o preoccuparsi delle esportazioni manuali;

• Efficienza operativa: la reportistica può essere automatizzata e aggiornata in tempo reale, liberando risorse e riducendo gli errori;

• Accessibilità: anche gli utenti meno esperti possono accedere a strumenti di analisi potenti, senza bisogno di formazione tecnica specifica.

Per le grandi aziende, invece:

• Scalabilità: Odoo Spreadsheet è in grado di gestire set di dati complessi, offrendo performance solide anche in scenari enterprise;

• Collaborazione interfunzionale: i fogli di calcolo condivisi facilitano il lavoro tra diversi reparti, migliorando la coerenza e la trasparenza dei dati analizzati;

• Sicurezza dei dati: i controlli di accesso integrati e la gestione dei permessi assicurano che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare o modificare le informazioni sensibili.

I vantaggi appena elencati rendono Odoo Spreadsheet una scelta strategica per tutte le aziende - dalle più piccole alle più complesse - orientate ai dati e che sono in cerca strumenti moderni, accessibili e parte integrante del proprio ERP.

Odoo Spreadsheet: uno dei migliori strumenti per la Business Intelligence

Per concludere possiamo affermare, prima di tutto, che Odoo Spreadsheet rappresenta una soluzione innovativa per la Business Intelligence, integrando funzionalità avanzate di analisi dati direttamente all'interno dell'ERP.

Con la possibilità di creare report dinamici, monitorare KPI in tempo reale e collaborare efficacemente, Odoo Spreadsheet consente di prendere decisioni più informate e strategiche.

In un'epoca in cui i dati sono fondamentali per il successo per svariati motivi, questo si rivela l’ennesimo strumento di Odoo, potente e accessibile, per trasformare le informazioni in vantaggio competitivo!

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