Unitiva per USB S.p.A: centralizzazione e ottimizzazione dei flussi aziendali

First release: 2024

Tipologia: web company

Il cliente

USB S.p.A (Universal Site Business) è una web company specializzata nella fornitura di soluzioni digitali avanzate, con una particolare attenzione allo sviluppo di siti web su misura per rispondere agli obiettivi di marketing dei clienti.

Con un team di professionisti qualificati, USB traduce ogni esigenza in proposte progettuali innovative e personalizzate, affrontando le sfide del mercato attraverso tecnologie all’avanguardia e un’analisi continua delle ultime tendenze nel digital marketing.

Cosa ci è stato chiesto

USB S.p.A ha scelto noi di Unitiva come partner tecnologici per semplificare e rendere più efficienti i propri flussi aziendali.

Questo perché, oltre a presentare un flusso di lavoro abbastanza articolato, la digital company utilizzava vari software, come ad esempio Excel o altri gestionali dalle funzionalità non integrate, rendendo più complesso lo scambio di dati e informazioni.

Il nostro team multidisciplinare è quindi intervenuto per rendere i processi aziendali di USB più fluidi, lineari e per migliorare lo scambio di informazioni con le agenzie con cui collabora più rapido ed efficace.

Nello specifico, grazie ad un approccio strutturato e uno sviluppo modulare e iterativo, ci siamo già occupati di svolgere attività quali:

• analisi dei requisiti e mappatura del flusso as-it con definizione del flusso to-be;
• pianificazione e gestione della migrazione a Odoo 17;
• workshop di co-design presso la sede di USB, per un confronto diretto con gli utenti finali;
• progettazione grafica dell’interfaccia, con un focus sulla user experience;
• sviluppo del portale per le agenzie affiliate;
• configurazione di Odoo 17 e dei moduli per una gestione centralizzata dei processi aziendali di USB.

Cosa abbiamo fatto

Co-design workshop

Abbiamo scelto di svolgere un workshop di co-design presso la sede del cliente con l'obiettivo di identificare le esigenze degli utenti finali e tradurle in una soluzione personalizzata.

La giornata è iniziata con la creazione delle personas, supportata da un questionario somministrato ai partecipanti, particolarmente utile per definire le caratteristiche e i bisogni dei diversi utenti del sistema.

Questa giornata di full immersion, ci ha quindi aiutato a individuare le preferenze e le necessità degli utenti, traendo, infine, gli insight fondamentali per orientare le decisioni progettuali e adattare le funzionalità del portale alle necessità operative delle agenzie.

Progettazione grafica

A seguito del workshop di co-design, il nostro team di designer ha definito e progettato l’architettura del portale destinato alle agenzie, sviluppando una UX intuitiva e funzionale che rispondesse perfettamente alle esigenze operative delle agenzie affiliate di USB.

Abbiamo iniziato la fase di progettazione con la creazione di mockup su Figma, per visualizzare e anticipare l’aspetto finale del portale, consentendo al cliente di avere una visione concreta delle funzionalità integrate.

Il design del portale è stato realizzato in linea con la brand identity di USB e comprende tutte le funzionalità richieste, tra cui:

• una schermata di login iniziale con il logo USB;
• una dashboard per visualizzare immediatamente i ticket aperti;
• una sezione dedicata alla gestione dei contatti e alla creazione delle anagrafiche;
• l’inserimento di PDA e la generazione di preventivi.

Prima di procedere allo sviluppo frontend con tecnologie come React, abbiamo organizzato delle call di revisione con i referenti di USB per assicurarci che ogni elemento del portale fosse conforme ai flussi operativi e alle richieste emerse. Questo ci ha permesso di effettuare modifiche in base ai feedback, perfezionando il progetto e rispettando le tempistiche previste per lo sviluppo.

L’obiettivo di questa fase era assicurarci, quindi, attraverso un processo collaborativo che il portale disegnato e progettato potesse garantire una comunicazione fluida e immediata con le agenzie; i destinatari finali del portale.

Frontend development

Abbiamo progettato, dopo la fase di design - incentrata sulla realizzazione di una UX/UI ad hoc - il portale per le agenzie che collaborano con USB, il cui scopo principale è gestire autonomamente la propria banca dati di contatti, aprendo ticket e inviando preventivi alla digital company.

Infatti, le agenzie possono creare nuovi contatti, completando tutte le informazioni necessarie, e generare preventivi personalizzati, inserendo dettagli come i pacchetti di servizi richiesti, le preferenze di rinnovo automatico e altro.

Una volta registrati, i preventivi sono inviati direttamente a Odoo, dove USB può gestire l'intero ciclo di approvazione e avanzamento, fino a confermare gli ordini di vendita.

In più, oltre alla gestione dei contatti e dei preventivi, il portale consente alle agenzie di utilizzare un sistema di help desk integrato per la gestione dei ticket di assistenza.

È inoltre presente una sezione dedicata alla gestione delle risorse dove i team leader delle agenzie possono registrare le ore lavorate dai membri del team e il valore economico generato dai contratti stipulati.

Integrando diverse librerie React, siamo riusciti a sviluppare funzionalità apposite per un flusso di creazione e registrazione contatti intuitivo e automatizzato.

Abbiamo utilizzato, ad esempio, una libreria - codice-fiscale-js - che consente di verificare la validità del codice fiscale fornito dall’utente.

Al momento dell’inserimento, una funzione della libreria confronta il codice fiscale inserito con i dati anagrafici inseriti (nome, cognome, genere, data di nascita in formato italiano e luogo di nascita). Se i dati non corrispondono, l’utente ha comunque la possibilità di forzare l’accettazione del codice fiscale.

Successivamente, una funzione integrata nella libreria esegue un controllo formale sul codice fiscale per verificarne la struttura. Se risulta formalmente valido, il sistema accetta il codice fiscale o, in caso contrario, l’utente viene informato che il codice fiscale inserito non è accettabile.

Backend development

Uno degli aspetti chiave del progetto ha riguardato l’implementazione, da zero, di Odoo 17. Prima di tutto, abbiamo lavorato all'estensione delle anagrafiche in Odoo, per consentire la raccolta e gestione di tutte le informazioni necessarie ai flussi di lavoro di USB.

Successivamente, abbiamo ampliato le anagrafiche per adattarle alle esigenze specifiche per la gestione dei contatti e dei clienti, assicurando che ogni nuovo contatto includa i campi essenziali (Partita IVA, codice fiscale, email) e possa avanzare nel processo solo dopo l’approvazione.

A seguito della ricezione dei preventivi dalle agenzie, caricati sul portale frontend e sincronizzati con Odoo, USB ha la possibilità di gestire ogni preventivo attraverso due opzioni:

• se i dati sono incompleti o errati, il preventivo viene rimandato all’agenzia per le correzioni;
• se tutto è corretto, il preventivo procede fino alla conferma come ordine di vendita.

Parte fondamentale di questo processo è la “welcome call” - delle chiamate preliminari tra USB e i clienti. Solo nel momento in cui l’esito della chiamata coincide con l’esito della campagna, l’ordine finale viene confermato.

Dopo la conferma, si innescano una serie di automatismi che permettono di avviare il progetto associato all’ordine, configurato con tutte le task richieste per portare a termine il servizio venduto. Nello specifico, una volta fatto ciò, nel modulo progetti sarà presente il modello predefinito, associato al prodotto, così da rendere l’intero flusso più semplice e rapido.

L’interazione tra frontend e backend avviene tramite API: il portale delle agenzie invia dati a Odoo per la registrazione e recupera in tempo reale le informazioni necessarie tramite chiamate API, consentendo una sincronizzazione continua dei dati tra i sistemi.

Molte funzionalità in Odoo 17 sono state personalizzate per rispondere a esigenze specifiche di USB, come ad esempio:

• adeguamento delle anagrafiche per tutti gli elementi coinvolti, tra i quali contatti, prodotti, ordini di vendita, progetti ed altro. Nello specifico, abbiamo effettuato customizzazioni alle anagrafiche di base, per fare si che i vari oggetti presenti in Odoo coinvolti nei moduli utilizzati contenessero tutte le informazioni necessarie per la gestione dei flussi di lavoro di USB;

• modifica del workflow del flusso di vendita e personalizzazione delle informazioni da gestire nei vari step approvativi, con automatismi integrati nei passaggi di stato per la gestione dei preventivi e degli ordini;

• flusso di gestione dei progetti associati a ogni vendita, garantendo che ogni ordine sia accompagnato da un progetto configurato con specifiche strutture fatte di task, sottotask, checklist di attività da svolgere e dipendenze tra essi;

• gestione dell’approvvigionamento per i prodotti e servizi funzionali all'erogazione dei servizi venduti e gestiti tramite progetti;

• personalizzazione del modulo contabilità, che genera automaticamente un piano rateale di fatturazione grazie ad un'associazione fatta con il prodotto gestito nell'ordine, consentendo la creazione automatica delle fatture per ogni rata prevista;

• gestione dei rinnovi automatici, per fare in modo che, al raggiungimento della data di rinnovo, in automatico venga esteso il progetto esistente con task specifici per la gestione delle attività previste, grazie all'inserimento di un prodotto dedicato nelle righe dell'ordine;

• customizzazione del modulo CRM per processi di upsell, che permette di assegnare, sulla base di specifici criteri, alle agenzie nuove opportunità di vendita verso clienti esistenti;

• modulo Helpdesk e audit trail per il monitoraggio continuo dei ticket e delle attività, migliorando la trasparenza e tracciabilità dei processi.