L'ottimizzazione dei flussi aziendali con Odoo 17

First release: 2024 (fase di test)

Tipologia: azienda specializzata nel settore dei serramenti e dell'arredamento.

Il cliente

Una storica azienda a conduzione familiare, attiva nel settore dell’arredamento e dei serramenti, ha scelto Unitiva come partner a cui affidarsi per affrontare un percorso di digital transformation scalabile, sostenibile ed efficiente.

Questa realtà, che unisce passione per la tradizione artigianale con l’innovazione, da sempre pone al centro dei propri progetti la soddisfazione dei propri clienti.

É proprio il connubio tra tradizione e avanguardia che permette all’azienda di rispondere con successo alle sfide che il mercato pone, senza compromettere la qualità dei servizi offerti.

Cosa ci è stato chiesto

L’azienda manifatturiera si è rivolta a Unitiva per migliorare la gestione dei propri flussi aziendali, adottando una versione di Odoo più avanzata, ovvero la 17.

Il punto di partenza per il cliente era il sistema Odoo 14: ad oggi, una versione sicuramente poco aggiornata per qualsiasi impresa che avverte la necessità di adottare un ERP scalabile, versatile e user-friendly.

Il nostro intervento si è quindi concentrato sull’ottimizzazione dei flussi aziendali dell’azienda stessa. Inizialmente, infatti, questi flussi erano gestiti su una versione di Odoo fortemente personalizzata, ma con modifiche che si sono rivelate non sempre necessarie e, in alcuni casi, anche inefficienti.

Per tali ragioni, abbiamo puntato a una migrazione completa alla versione 17 di Odoo, sfruttando al massimo le potenzialità standard offerte dal sistema, così da evitare ulteriori complicazioni legate alla modifica del codice.

Il progetto è attualmente in corso e il nostro team di esperti Odoo sta lavorando su due fronti. Da un lato, ci occupiamo del porting alla nuova versione di Odoo, e dall’altro, forniamo sessioni di formazione dedicate al team coinvolto in questo processo di trasformazione digitale.

Dopo diverse call conoscitive iniziali, da cui sono emerse le necessità da prioritizzare per il passaggio alla nuova versione di Odoo, ci siamo occupati di:

• valutare la situazione di partenza, verificando le customizzazioni e i moduli attivati sulla versione 14 di Odoo;

• analizzare e definire delle specifiche funzionali per comprendere e tradurre le esigenze del cliente e trasferirle su Odoo 17;

• effettuare il setup della nuova istanza, includendo tutti i moduli e le funzionalità richieste, così da adattare il software alle attuali richieste specifiche del cliente;

• offrire servizi di formazione e supporto dedicati per garantire che l’intero team abbia le competenze necessarie per sfruttare a proprio vantaggio le funzionalità della nuova versione Odoo.

Cosa abbiamo fatto

Grazie a un approccio iterativo, Unitiva sta ultimando la migrazione ad Odoo 17 sulla base delle esigenze operative del cliente.

Intanto, ecco le funzionalità di cui siamo già occupati:

1.Analisi e ottimizzazione dei flussi aziendali

Siamo partiti da un'analisi approfondita dei flussi aziendali gestiti dal cliente con la versione 14 di Odoo, comprese le customizzazioni implementate in precedenza.

L'obiettivo principale è stato mappare i flussi esistenti e identificare le customizzazioni non necessarie.

Da qui, abbiamo iniziato a progettare la migrazione dei flussi aziendali verso la nuova versione Odoo 17, adattando le configurazioni della vecchia versione alle funzionalità standard offerte dal sistema. Questo ci ha permesso di ottimizzare i processi senza dover apportare modifiche al codice.

2.Configurazione di Odoo 17

Dopo aver configurato la nuova istanza, ci siamo occupati di allineare i dati contabili alla versione 17, configurando il piano dei conti, le imposte, i termini di pagamento e le posizioni fiscali.

Inoltre, abbiamo ridefinito e configurato il flusso per la gestione delle opportunità: punto di partenza per la generazione degli ordini.

Parte integrante di questo processo è stata, in più, la definizione della struttura dei modelli di progetti, perché identificati come lo strumento più adatto per la gestione delle attività da programmare.

Tutto ciò, per allineare le funzionalità della nuova versione di Odoo alle richieste avanzate dal cliente, affinché potesse automatizzare determinati processi e velocizzare il lavoro al team dedicato alla gestione progetti.

3.Porting e pulizia dei dati

Per garantire un porting efficace, è stata necessaria una pulizia completa dei dati di test nel passaggio dalla vecchia istanza alla nuova per evitare duplicati e informazioni superflue.

Abbiamo, quindi, gestito in collaborazione con il team del cliente l’importazione dei dati rilevanti, inclusi contatti, prodotti e opportunità CRM nella nuova versione di Odoo.

Questo, si è rivelato uno step essenziale per garantire che tutte le informazioni necessarie per la corretta operatività del sistema, sia storiche che attuali, venissero trasferite correttamente e integrate nei nuovi flussi di gestione.

A tal fine, il processo di porting è stato esteso al caricamento di tutti gli ordini collegati alle specifiche opportunità CRM e alle relative fatture, in modo che sulla nuova istanza il cliente potesse proseguire avendo a disposizione tutti i dati necessari da gestire senza incorrere in alcuna difficoltà o interruzione.

4.Sessioni formative

Infine, abbiamo previsto delle sessioni di formazione specifica per l'utilizzo della nuova versione di Odoo, focalizzandoci sulle funzionalità standard e sui flussi aziendali adattati.

 

Al termine del processo di migrazione, abbiamo pianificato e coordinato l’attività di trasferimento di tutte le utenze in maniera definitiva sulla versione 17, ponendo le basi per far sì che tutte le operazioni possano essere effettuate senza complicazioni e nella maniera più efficiente possibile.

Il processo di migrazione è ancora in corso, ma al termine prevediamo che il sistema sarà completamente operativo per l’azienda manifatturiera.

Cosa abbiamo utilizzato