L’implementazione di Odoo Enterprise per una IT Company

First release: 2025

Tipologia: IT company

Il cliente

Il cliente che ci ha scelti per affrontare insieme questo percorso di trasformazione digitale rappresenta una realtà ben consolidata nel settore della formazione e della consulenza IT. Infatti, propone servizi che integrano sviluppo software, consulenza IT e vendita di licenze e corsi di formazione per aziende e dipendenti. 

Con un’offerta diversificata e un forte orientamento alla sostenibilità, l’IT company è diventata un punto di riferimento nel mercato italiano.

Cosa ci è stato chiesto

Il progetto è nato dalla necessità dell’azienda di ottimizzare la gestione dei propri processi interni, optando per un sistema avanzato, completo e che potesse rispondere efficacemente alle necessità operative dei diversi team dell’azienda.

Il cliente in questione ha scelto di innovare la propria infrastruttura digitale, affidandosi alla nostra esperienza come Odoo Gold Partner, optando per un passaggio dalla versione Community di Odoo a Odoo 18 Enterprise.

L’obiettivo condiviso è stato quello di ricostruire l’ecosistema digitale della società di consulenza utilizzando esclusivamente funzionalità standard della nuova versione di Odoo Enterprise.

Infatti, la vera sfida in questo progetto è stata mappare fedelmente i processi esistenti, garantendo continuità operativa e adottando al tempo stesso tutte le potenzialità native della nuova versione di Odoo.

Le attività svolte dal nostro team per garantire un risultato allineato alle aspettative del cliente sono state:

• call conoscitive per individuare i bisogni del cliente e pianificare le azioni da svolgere;

• analisi dei requisiti iniziale per definire moduli, flussi e funzionalità necessari a garantire un corretto allineamento tra le esigenze operative del cliente e le possibilità offerte dalla versione 18 di Odoo;

• definizione dettagliata del piano di progetto attraverso un Gantt, comprensivo di attività da svolgere e stato di avanzamento delle stesse, così da avere una visione chiara e trasparente dell’andamento del progetto;

• configurazione iniziale della versione 18 di Odoo, con migrazione completa dei dati presenti sulla versione precedente utilizzata dall’IT Company per assicurare continuità operativa;

• settaggio dei moduli richiesti, con con particolare attenzione alla coerenza dei flussi e all’usabilità quotidiana da parte dei diversi team interni;

• formazione mirata per i diversi reparti aziendali per assicurare un’adozione efficace e consapevole del nuovo sistema gestionale.

Cosa abbiamo fatto

Grazie alle funzionalità standard di Odoo e alla semplicità d’uso che contraddistingue l’ERP, abbiamo implementato efficacemente la nuova versione del sistema per soddisfare, al meglio, le richieste avanzate dal nostro cliente.

Importazione dei dati

Dopo i primi incontri con il cliente, abbiamo effettuato un’analisi dei requisiti per comprendere quali fossero le azioni migliori da effettuare per svolgere una migrazione completa ed efficace dalla versione 14 Community di Odoo, alla più avanzata versione 18 Enterprise.

L’obiettivo dell’analisi è stato quello di definire le attività necessarie per replicare i flussi già esistenti sul nuovo ambiente Odoo, così che riflettessero le reali esigenze operative del cliente.

Prima di procedere con qualsiasi configurazione, ci siamo concentrati sull’importazione dei dati fondamentali presenti nella versione Community utilizzata, così da evitare perdite di informazioni e l’interruzione dei processi aziendali.

In particolare, ci siamo occupati di importare:

• anagrafiche clienti e fornitori: dati essenziali per una continuità nei rapporti commerciali esistenti;
• saldi contabili dell’anno precedente, indispensabili per dare continuità alla gestione finanziaria;
• fatture attive e passive degli anni scorsi, così da preservare lo storico documentale e contabile.

Questa attività è stata pianificata con attenzione per assicurare che, una volta avviata la nuova istanza, tutto fosse immediatamente operativo, con dati coerenti e pronti all’uso per ogni reparto coinvolto.

Configurazione completa dell’ambiente Odoo 18

Per rendere operativa la nuova infrastruttura digitale, abbiamo lavorato fianco a fianco con il team interno per configurare in modo puntuale l’ambiente Odoo 18.

L’obiettivo era replicare fedelmente i flussi di lavoro esistenti, sfruttando esclusivamente le funzionalità standard del sistema, senza ricorrere a personalizzazioni.

Ogni configurazione è stata definita in base alle reali esigenze dell’azienda, garantendo una piena continuità operativa e una gestione più efficiente e centralizzata delle attività quotidiane.

Installazione dei moduli necessari

Per garantire una gestione efficiente e integrata dei propri processi aziendali, abbiamo installato e configurato i seguenti moduli standard di Odoo 18:

• Vendite: per gestire l'intero ciclo di vendita, dalla creazione di preventivi all'emissione delle fatture.

• Progetti: per monitorare e coordinare le attività legate ai servizi offerti, con la possibilità di associare automaticamente progetti specifici ai prodotti venduti.

• Contabilità: per una gestione finanziaria completa, inclusi il piano dei conti, le imposte e la fatturazione elettronica.

• HR: per amministrare dipendenti, ferie, permessi e presenze, sia in sede che da remoto.

• Timesheet: per la registrazione delle ore lavorate, facilitando il monitoraggio delle attività e la rendicontazione.

• Email Marketing: per la creazione e l'invio di newsletter, supportando le attività promozionali e informative dell'azienda.

• Knowledge: per la gestione della documentazione interna, offrendo un repository centralizzato di informazioni e procedure.

Ogni modulo è stato configurato in collaborazione con il team dell'IT Company, assicurando che le impostazioni rispecchiassero le esigenze operative specifiche dell'azienda.

Formazione mirata per i team 

Oltre alla fase di configurazione, abbiamo avviato anche dei percorsi di formazione specifici per i diversi reparti coinvolti nell’utilizzo di Odoo.

Questa attività è stata necessaria per garantire un’autonomia operativa all'azienda di consulenza, fornendo a ciascun team le competenze necessarie per utilizzare al meglio i moduli di riferimento.

Le sessioni hanno riguardato in particolare la registrazione delle ore tramite timesheet, la gestione delle presenze e delle ferie, l’utilizzo dei modelli di preventivo, l’avvio e il monitoraggio dei progetti, l’invio di newsletter tramite email marketing, e le funzionalità contabili.

In breve, ogni modulo configurato sull’ambiente Odoo 18, è stato oggetto di formazione per il cliente, così che ogni dipendente potesse svolgere autonomamente, e senza difficoltà, le proprie attività quotidiane.

Questo approccio ha permesso una rapida adozione del nuovo sistema, integrandolo nei propri processi quotidiani in modo naturale ed efficace..

In conclusione, questo progetto ha messo in evidenza come una conoscenza approfondita di un sistema come Odoo possa fare la differenza.

L’azienda specializzata in consulenza e formazione è, infatti, riuscita a ottimizzare e centralizzare i propri flussi aziendali semplicemente grazie a delle funzionalità standard di Odoo 18, sfruttando al massimo le nuove funzionalità presenti sull’ERP!

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