Come ottimizzare i processi di onboarding dipendenti con Odoo 19 HR

Odoo 19 e la sfida dell'onboarding digitale

L'onboarding dei dipendenti è un passaggio cruciale per ogni azienda: garantire un inserimento chiaro, rapido e organizzato può fare la differenza, sia per i nuovi assunti, sia per il tuo team.

Con il modulo Dipendenti di Odoo 19, il processo di onboarding diventa completamente digitale e centralizzato.

Il sistema funge da hub HR unificato, consentendo di gestire profili, presenze, ferie, formazione e documenti in un'unica piattaforma, evitando passaggi manuali o l'uso di più software scollegati.

Come Odoo 19 ottimizza i processi di onboarding?

Scopriamo ora le principali funzionalità di Odoo 19 progettate per ottimizzare i processi di onboarding dei dipendenti.

Piani di onboarding flessibili e personalizzabili

Una delle prime funzionalità vantaggiose è che Odoo 19 consente di creare piani di onboarding su misura: un insieme di attività strutturate per semplificare il processo di inserimento in azienda per i nuovi dipendenti.

Ogni piano comprende una serie di step predefiniti come chiamate, invio email o richiesta firma documenti.

Queste attività vengono organizzate in fasi personalizzabili (ad esempio To Do, In Progress, Done) e assegnate ai responsabili definiti (manager, HR) in base alla configurazione scelta.

Il sistema offre già dei piani predefiniti, così come leggiamo sulla documentazione ufficiale di Odoo, che crea in automatico tre attività da svolgere (To Do):

• Setup materiali IT: il manager deve occuparsi di preparare l'attrezzatura necessaria per il nuovo dipendente;

• Plan training: attività dedicata alla pianificazione del percorso formativo del dipendente;

• Training: step in cui il dipendente dovrebbe terminare il piano formativo assegnatogli.

Naturalmente, possiamo sempre decidere di creare un piano da zero, di aggiungere/rimuovere delle specifiche fasi. Questo ci fa comprendere che la caratteristica principale dei piani di onboarding su Odoo è la flessibilità: puoi adattarli alle esigenze generali dell'azienda senza compromettere la standardizzazione dei processi.

Attività automatizzate: efficienza in ogni fase

Il modulo Dipendenti di Odoo 19 permette di automatizzare gran parte delle attività ricorrenti, riducendo il lavoro manuale e garantendo che ogni passaggio venga eseguito al momento giusto.

Quando un nuovo dipendente viene inserito e il suo profilo viene creato, andando su "Avvia Piano", Odoo in automatico si occupa del resto: crea le attività predefinite nel piano, assegna i task ai responsabili stabiliti durante la fase di configurazione e imposta le scadenze.

Le risorse designate per le singole attività riceveranno una notifica, visibile nel chatter del profilo dipendente, ma anche tramite email se configurata come opzione.

Ogni stato di avanzamento e/o comunicazione viene tracciata in automatico nel chatter. Questo significa riuscire a snellire il lavoro manuale, avendo la certezza di svolgere tutte le fasi necessarie al corretto inserimento del dipendente in azienda.

Gestione documentale integrata e firma elettronica

Il modulo Dipendenti si integra con Documenti e Sign (se l'app è già installata), rendendo semplice e sicura la gestione dei contratti e dei documenti HR durante l'onboarding. È possibile generare documenti automaticamente, assegnare richieste di firma digitale e archiviare tutto nel profilo del dipendente.

Questa integrazione garantisce trasparenza, tracciabilità e conformità normativa, riducendo la burocrazia e centralizzando tutte le informazioni in un unico sistema, senza dover ricorrere a strumenti esterni.

Come implementare Odoo 19 per i tuoi processi di onboarding

Personalizza piani per reparto/ruolo

Il modulo Dipendenti di Odoo 19 consente di andare oltre i piani standard, creando percorsi di onboarding mirati per ruolo o dipartimento.

Ogni nuovo dipendente, quindi, potrà affrontare un percorso formativo con attività e contenuti specifici per la posizione, come corsi dedicati disponibili grazie all'integrazione con il modulo eLearning.

Questa personalizzazione è particolarmente vantaggiosa per aziende suddivise in più reparti o team operativi.

Creando piani di onboarding specifici per ogni dipartimento e impostando il campo Department, Odoo applicherà il piano corretto quando il piano viene lanciato per dipendenti di quel dipartimento.

Automatizza task ripetitivi senza perdere controllo

Il vero punto di forza di Odoo HR risiede nella possibilità di automatizzare attività ricorrenti mantenendo pieno controllo sul processo. Infatti, una volta lanciato il piano per il dipendente appena assunto, tutte le attività predefinite vengono generate automaticamente e assegnate alle risorse specificate in precedenza.

Impostando i trigger (Before Plan Date o After Plan Date) insieme all'intervallo (giorni, settimane, mesi), è possibile specificare esattamente quando ogni attività deve essere eseguita nel processo di onboarding.

É chiaro che una configurazione del genere fa in modo che tutte le attività vengano svolte al momento giusto del processo di onboarding. Il vantaggio non è solo la riduzione del carico di lavoro manuale, ma anche la possibilità di avere sempre piena visibilità sullo stato di avanzamento delle diverse attività.

Quali sono i vantaggi di Odoo 19 HR per i processi di onboarding?

Digitalizzare l'intero processo di onboarding è già, di per sé, un importante vantaggio. Riuscire a creare piani personalizzati per dipartimento, con la possibilità di impostare delle automazioni, lo è ancora di più.

Ecco qui un elenco dei principali vantaggi di utilizzare Odoo per l'ottimizzazione dei propri processi di onboarding:

• standardizzazione e coerenza: grazie ai piani personalizzabili e configurabili in base al ruolo/dipartimento, il sistema assicura che ogni nuovo dipendente riceva un processo strutturato e coerente, indipendentemente dal momento in cui viene assunto;

• tracciabilità completa: con la centralizzazione di tutte le attività nel sistema, HR e manager possono monitorare i progressi dei processi di onboarding in tempo reale, visionando anche quale risorsa si sta occupando di una o più task;

• flessibilità organizzativa: la creazione di piani personalizzati consente di adattare il processo di onboarding alle esigenze di ogni specifico dipartimento aziendale, senza stravolgere la standardizzazione dei flussi complessiva;

• comunicazione efficace: la ricezione di notifiche automatiche assicura che le risorse coinvolte nei processi di onboarding (HR; manager; amministrazione) siano sempre informati sulle attività da svolgere, migliorando il coordinamento generale tra team;

• riduzione del lavoro manuale: infine, le automazioni e le configurazioni intelligenti di Odoo permettono di liberare tempo da attività ripetitive e migliorare la produttività.

Tra i vantaggi non possiamo non menzionare anche la completa integrazione tra il modulo Dipendenti e Documenti e Sign, Payroll, eLearning, Ferie etc, poiché questo significa disporre di un sistema HR completo, automatizzato capace di ottimizzare i processi di onboarding (e non solo).

Concludendo...

L'implementazione di piani onboarding personalizzati con Odoo 19 è un passo fondamentale per la digitalizzazione dei processi HR.

Odoo supporta il mio lavoro quotidiano, semplificando anche le attività più ostiche - come quelle amministrative -, oltre a migliorare significativamente l'esperienza dei nuovi dipendenti.

Riuscendo ad adattare Odoo Dipendenti alle proprie esigenze, i processi di onboarding saranno semplici, fluidi e allineati ai propri standard.

Vuoi scoprire come configurare un ambiente Odoo che rifletta le esigenze della tua azienda e che sia in grado di migliorare i flussi di onboarding? Contattaci subito per una demo!