Odoo abbonamenti: guida completa alla gestione di contratti e fatturazione ricorrente

Cos'è l'app Odoo abbonamenti?

Odoo abbonamenti è un modulo che fa parte della suite di app disponibili sul software, progettato per automatizzare e semplificare la gestione di contratti e abbonamenti.

Utilizzando Odoo Subscriptions, abbiamo la possibilità di creare piani abbonamento flessibili, gestire rinnovi e fatturazioni automatiche e monitorare le performance economiche dei nostri clienti.

Attraverso questo modulo, possiamo:

• gestire abbonamenti mensili, trimestrali o annuali senza interventi manuali
• automatizzare i processi di fatturazione e di rinnovo contratti
• offrire ai clienti portali self-service semplice e intuitivo, attraverso cui gestire i piani di abbonamento sottoscritti

Odoo Abbonamenti è quindi lo strumento perfetto per attività come palestre e club sportivi, aziende tech che offrono prodotti o servizi digitali (e-learning, servizi cloud) e, in generale, tutte quelle realtà che si adottano un modello di business basato su sottoscrizioni.

Odoo Abbonamenti: un caso pratico!

Per capire al meglio come funziona Odoo Abbonamenti, prendiamo un caso concreto: una palestra che, per ovvi motivi, basa il proprio modello di business su sottoscrizioni mensili, trimestrali o annuali.

Questa palestra ha come obiettivo semplificare la gestione degli iscritti. Con Odoo Abbonamenti il processo diventa lineare:

• configurazione dei piani: l'ERP permette di creare più formule; dall'abbonamento mensile da 40€, al trimestrale con sconto del 5%, all'annuale con sconto del 10%
• iscrizione del cliente: quando un nuovo socio si iscrive, Odoo genera automaticamente il contratto e la fattura, senza dover compilare documenti manualmente
• Rinnovi automatici: ogni mese (o alla scadenza del periodo scelto) il sistema rinnova l'abbonamento e invia la fattura al cliente
• portale self-service: il socio accede alla sua area riservata per:
  • rinnovare l'abbonamento con un clic
  • sospendere il piano in caso di ferie
  • aggiornare i dati di pagamento
• report e KPI: la direzione della palestra visualizza in tempo reale il numero di abbonamenti attivi, i rinnovi mancati e il ricavo mensile ricorrente (MRR)

In questo modo il personale non deve più rincorrere i pagamenti o gestire manualmente i contratti, e i clienti vivono un'esperienza semplice e trasparente.

Come funziona Odoo Abbonamenti: guida pratica

L'app Odoo abbonamenti funziona in maniera semplice e intuitiva, riducendo al minimo il lavoro manuale e rendendo più trasparente l'intero flusso legato al processo di creazione contratti e fatture degli abbonamenti.

Il flusso si articola in diverse fasi, tra cui:

1. Creazione di un piano ricorrente

Il primo passo riguarda la configurazione di un piano ricorrente. Per farlo, è sufficiente aprire il modulo, accedere alla sezione "Configurazione" e poi andare su "Piani ricorrenti".

Possiamo scegliere tra alcuni già predefiniti, come piani mensili o annuali, o crearne di nuovi. In quest'ultimo caso, i dettagli da inserire in un nuovo piano sono:

• nome: es. mensile, annuale, trimestrale
• periodo di fatturazione: imposta la frequenza del rinnovo (giorni, settimane, mesi, anni)
• allineamento all'inizio del periodo: opzione facoltativa per forzare le date di rinnovo al primo giorno del periodo definito
• chiusura automatica: definisci un periodo (in giorni) dopo il quale l'abbonamento si considera chiuso se il pagamento non viene ricevuto
• modello e-mail fattura: assegna un modello di e-mail per l'invio delle fatture

All'interno della stessa scheda, troviamo anche la sezione self-service, in cui ci sono dei campi facoltativi attraverso cui i clienti possono eseguire delle azioni in maniera autonoma direttamente dal portale fornito da Odoo.

2. Configurazione del prodotto abbonamento

Successivamente, bisogna creare un prodotto abbonamento accedendo a Abbonamenti > Prodotti > Prodotti.

Nel modulo del prodotto, dobbiamo configurare campi come:

• tipo prodotto: tipicamente impostato su "Servizio"
• politica di fatturazione: stabilisci quando al cliente deve essere addebitato l'abbonamento
• prezzo di vendita: inserisci il costo ricorrente dell'abbonamento
• prezzi ricorrenti: aggiungi regole di prezzo specifiche per prodotto come parte del piano ricorrente

Queste configurazioni permettono di definire in dettaglio le condizioni dell'abbonamento offerto. Inoltre, se necessario, possiamo anche configurare ulteriori informazioni per rendere l'abbonamento più flessibile e in linea con le richieste dei clienti.

Ad esempio, possiamo creare un ordine così che, sul nostro ambiente Odoo, si attivino altre azioni. In questo caso specifico, la creazione di un ordine potrebbe implicare l'apertura di un nuovo lavoro all'interno del modulo Project o anche la creazione di un nuovo evento.

Altrettanto utile potrebbe essere la scheda prezzi ricorrenti: qui possiamo creare regole di prezzo per adattare il costo dell'abbonamento a diverse opzioni o periodi.

3. Creazione e gestione del preventivo

Per creare un nuovo abbonamento, dobbiamo accedere sempre al modulo subscriptions. Dopodiché, raggiungiamo la sezione Abbonamenti > Preventivi e clicchiamo su Nuovo.

Qui compiliamo i campi necessari - come Cliente e Piano ricorrente - e aggiungiamo i prodotti abbonamento desiderati (scheda "Righe Ordine").

Una volta confermato il preventivo, questo diventa un ordine di vendita e lo stato dell'abbonamento cambia in "In corso".

È possibile anche inviare il preventivo al cliente per la conferma via e-mail e, se necessario, richiedere una firma online o un pagamento online.

4. Gestione dei rinnovi

Infine, possiamo decidere se gestire i rinnovi manualmente o in maniera automatica. Per rinnovare un abbonamento, è necessario confermare un preventivo con un prodotto di tipo abbonamento, con un Piano ricorrente configurato.

Una volta confermato il preventivo di rinnovo, questo diventa un ordine di vendita e nella parte superiore della pagina appare il pulsante "Cronologia vendite", che mostra i diversi ordini di vendita collegati a questo abbonamento.

5. Gestione chiusure abbonamenti

Infine, l'app abbonamenti permette anche di decidere se i clienti possono autogestire i loro abbonamenti o se limitare questa possibilità.

Per consentire ai clienti di chiudere i propri abbonamenti, basta attivare l'opzione "Chiudibile" nella sezione self-service del piano ricorrente.

In alternativa, l'amministratore può chiudere manualmente l'abbonamento dall'ordine di vendita, selezionando un motivo di chiusura predefinito.

Funzionalità principali di Odoo Abbonamenti (Odoo Subscriptions)

Scopriamo ora quali sono le funzionalità principali che caratterizzano il modulo Odoo Subscriptions:

Creazione automatica dei contratti

Come abbiamo già accennato in precedenza, Odoo abbonamenti ci offre la possibilità di gestire i contratti di abbonamento di ogni singolo cliente in maniera semplice, oltre che flessibile, personalizzata e automatizzata.

Infatti, una volta configurati i piani ricorrenti e creati i prodotti, è possibile generare preventivi e trasformarli in contratti attivi senza interventi manuali.

Ogni rinnovo può essere gestito automaticamente, così da ridurre errori e tempi di lavoro. Inoltre, il sistema consente di impostare rinnovi ricorrenti e chiusure automatiche, in modo che ogni abbonamento segua un flusso chiaro e definito.

Portale self-service clienti

Odoo offre ai clienti un portale intuitivo dove possono gestire i propri abbonamenti in autonomia.

Attraverso questo portale, è possibile:

• visualizzare lo storico degli abbonamenti e fatture
• aggiornare informazioni personali
• modificare o annullare piani, se consentito

Si tratta di uno strumento che migliora l'esperienza del cliente ma che ottimizza anche il carico di lavoro operativo per il nostro team amministrativo/commerciale.

Report e KPI (MRR, churn rate, LTV)

Odoo Abbonamenti fornisce anche strumenti di analisi avanzata per monitorare le performance relative agli abbonamenti.

I principali KPI disponibili includono:

• MRR (Monthly Recurring Revenue): entrate ricorrenti mensili
• Churn rate: percentuale di abbonamenti annullati
• LTV (Lifetime Value): valore medio generato da un cliente durante la durata dell'abbonamento

Grazie a questi report, possiamo prendere decisioni strategiche basate su dati concreti, ottimizzando prezzi, piani e strategie di fidelizzazione nel tempo.

Gestione tasse e conformità fiscale

Infine, Odoo gestisce automaticamente la tassazione sugli abbonamenti, applicando le aliquote corrette in base al paese e al tipo di prodotto o servizio.

Il sistema si occupa anche della generazione della documentazione fiscale necessaria per ogni fattura, assicurando la piena conformità con le normative vigenti.

Ovviamente, questo ci permette di concentrarci sul nostro business, riducendo rischi di errori e complicazioni amministrative.

Integrazione Odoo Abbonamenti con altri moduli dell'ERP

Uno dei punti di forza dell'ERP Odoo è la possibilità di integrare le diverse app tra loro. Anche il Odoo abbonamenti non fa eccezione: il modulo lavora in sinergia con altri strumenti dell'ERP, creando un flusso unico e senza interruzioni, dall'acquisizione del cliente alla gestione dei pagamenti.

Odoo Subscriptions e CRM

Grazie all'integrazione con il CRM, è possibile seguire il cliente in tutte le fasi: dalla trattativa commerciale alla sottoscrizione dell'abbonamento.

Quando un'opportunità viene convertita in vendita, il sistema può generare automaticamente un contratto di abbonamento, evitando inserimenti manuali e rischi di errore.

In questo modo il nostro team commerciale può avere una visione completa dello stato dei contratti, delle scadenze e delle entrate previste, con dati sempre aggiornati.

Si tratta quindi di un supporto concreto per pianificare attività di upselling o proporre rinnovi in anticipo.

Un esempio pratico: il caso di un'azienda SaaS

Prendiamo il caso di un'azienda SaaS che utilizza Odoo Subscriptions insieme al CRM per gestire lead e clienti.

Il processo per l'azienda sarà semplice, lineare e a prova di errori:

• quando un potenziale cliente firma un contratto di prova, Odoo crea automaticamente l'abbonamento e collega il record al contatto nel CRM
• il team commerciale vede subito lo stato dell'abbonamento e può inviare promemoria o offerte personalizzate per il rinnovo
• i dati raccolti nel CRM aiutano a identificare clienti a rischio di churn e a pianificare azioni mirate

Il risultato finale? Tutto il processo dalla lead generation alla gestione dell'abbonamento è integrato, con meno passaggi manuali e maggiore visibilità sulle performance commerciali!

Odoo Subscriptions e contabilità automatica

Il modulo subscriptions si integra anche con contabilità, automatizzando l'intero ciclo di fatturazione.

Ogni volta che un abbonamento viene rinnovato, Odoo genera automaticamente la fattura, applica le tasse corrette e registra l'operazione.

Il vantaggio è duplice: da un lato si riducono tempi ed errori nella gestione amministrativa, dall'altro otteniamo una reportistica precisa e aggiornata che collega ricavi ricorrenti, scadenze e pagamenti effettivi.

Per le PMI, ad esempio, questo significa poter ottimizzare i tempi previsti per la gestione dei processi contabili, snellendo il carico di lavoro interno.

Quali sono i vantaggi di Odoo Abbonamenti per la tua azienda?

Ma quali sono, nel concreto, i vantaggi di Odoo abbonamenti per un'azienda?

In verità, i benefici sono molteplici: questo non è solo un modulo per poter gestire contratti ricorrenti, ma possiamo considerarlo come uno strumento strategico che ci aiuta a lavorare meglio, risparmiare tempo e offrire un servizio più professionale ai propri clienti.

Tra i principali vantaggi troviamo:

• automazione dei processi: dalla creazione del contratto alla fatturazione, tutto avviene in automatico, riducendo errori e liberando risorse
• prevedibilità dei ricavi: grazie alla gestione centralizzata degli abbonamenti, le PMI hanno entrate più stabili e possono pianificare investimenti con maggiore sicurezza
• maggiore fidelizzazione dei clienti: la trasparenza nei pagamenti e la possibilità di autogestione migliorano la customer experience, riducendo il rischio di abbandono
• flessibilità commerciale: è possibile proporre diversi piani di abbonamento (mensili, trimestrali, annuali, con o senza sconti) e adattarsi velocemente alle esigenze del mercato

Come integrare Odoo Abbonamenti con un partner certificato

Introdurre in azienda uno strumento dedicato alla gestione degli abbonamenti in azienda può sembrare complesso, soprattutto se si parte da processi manuali o da software non integrati.

La verità è che con il giusto approccio e con il supporto di un partner certificato, l'implementazione di Odoo Abbonamenti diventa semplice e sicura.

Noi di Unitiva ti accompagniamo in ogni fase: dall'analisi dei processi e delle esigenze specifiche della tua azienda, alla configurazione del modulo (o del sistema, nel caso in cui partissi da zero), fino alla formazione del personale e supporto post go-live.

Se la tua azienda lavora con modelli ricorrenti o vuole introdurre nuove formule in abbonamento, contattaci: il nostro team è a disposizione per mostrarti come Odoo può diventare un alleato concreto nella crescita del tuo business.